طرح جدید دفتر جاری
مدتها طرح تغییر دفتر جاری را در اندیشه داشتم . قبل از هرچیز سراغ نمونه اولیه دفاتر که همان دفاتر شرعیات باشد رفتم تا اساسا فلسفه و ریشه دفتر و دفترنویسی برایم روشن شود . نهایتا با الهام از یک نمونه تذهیب ایرانی اسلامی که شایسته طرح دفتر جاری باشد و دفتر اسنادرسمی را به نمادی از فرهنگ اصیل ایرانی و اسلامی مبدل سازد ، با لحاظ نمودن مقررات ثبت آنی تهیه کرده ام . نویسنده : فرید بندگان
نویسنده : فرید بندگان – سردفتر اسناد رسمی 135 اصفهان
مدتها طرح تغییر دفتر جاری را در اندیشه داشتم . قبل از هرچیز سراغ نمونه اولیه دفاتر که همان دفاتر شرعیات باشد رفتم تا اساسا فلسفه و ریشه دفتر و دفترنویسی برایم روشن شود . نهایتا با الهام از یک نمونه تذهیب ایرانی اسلامی که شایسته طرح دفتر جاری باشد و دفتر اسنادرسمی را به نمادی از فرهنگ اصیل ایرانی و اسلامی مبدل سازد ، با لحاظ نمودن مقررات ثبت آنی تهیه کرده ام . نمونه های اولیه دفتر شرعیات مرحوم نجم آبادی و دفتر اسامی (رپرتوار) که در آرشیو کتابخانه هاروارد نگهداری می شود ، به همراه طرح پیشنهادی تقدیم حضور می گردد . نشانی آرشیو مذکور جهت استفاده همکاران در ذیل صفحه قرارداده ام .امیداست مورد توجه قرار گیرد.
در خصوص طرح پیشنهادی اینجانب ذکر چند نکته مناسب مینماید .
اول اینکه :حذف کامل دفتر در دستور کار سازمان ثبت قرار گرفته و دیر یا زود دفترجاری حذف خواهد شد(سالیان متمادیست دفاتر اسناد رسمی از ثبت سند در دفتر جاری به شیوه فعلی رنج می برند و همیشه آرزوی حذف کامل دفتر را داشته اند ) ولی باید دانست با حذف کامل دفترجاری امکان تخلفات و جعل واشتباه و نقصان به مراتب بیشتر شده ، آن استحکام و اعتباری که در حال حاضر از دفاتر اسناد رسمی کشور انتظار میرود از بین خواهد رفت و عنوان دفترخانه اسناد رسمی عبارتی بی مسمی و بی وجه خواهد شد مضافا براینکه وجود دفترجاری دسترسی سریع و آسان به ارکان اسناد تنظیم شده همانند شماره ،تاریخ ،معامل ومتعامل و نمونه خط و امضاء و ...را در کمترین زمان ممکن حتی در زمان قطعی برق و اینترنت و غیره فراهم می سازد .
دوم : دفتر اسناد رسمی محل وقوع مهمترین وقایع حقوقی کشور است. بسیاری از معاملات ، اقاریر و تعهدات مردم و دستگاه های دولتی در این محل ایجاد شده و سندیت پیدا می کند. از جمله وظایف سردفتر قبل از تنظیم سند ، کشف اراده و قصد و نیت امضاء کننده سند است. سردفتر کسی است که باید با دو کلمه سوال و جواب پی به منظور و مقصود و نیت واقعی مراجعه کنندگان ببرد. پس از پی بردن به خواست متعاملین می بایست رضایت باطنی ایشان به آنچه که امضاء می کنند احراز شود. به عنوان مثال هنگامی که سند اجاره منزل به مدت و شرایط معینی تنظیم می کنیم امضاء کننده سند باید بداند واقعه حقوقی بنام اجاره در این دفترخانه پدیدار شده که با امضاء سند تبعات مثبت و منفی آن را می پذیرد . در این حالت او باید بداند که معامله استیجاری انجام می دهد و نه بیع یا رهن و غیره . بدیهی است در ظهور یک واقعه حقوقی متعاملین می بایست عملی انجام دهند که کاشف از قصد و رضای باطنی شان باشد . او باید با عمل یا لفظ خود نشان دهد که رضایت به آنچه امضاء نموده دارد . لفظ یا عبارت قبول دارم بهترین و رسا ترین اعلام و اظهار امضاء کننده است که از قدیم الایام کاشف از قصد و رضا بوده است. بدین سبب بجای عبارت ثبت باسند برابر است که تا کنون چیزی را ثابت نمی کرده و از اساس اشتباه بوده است ، از عبارت قبول دارم که هیچیک از حروف آن نیز شبیه هم نیستند و صراحت دقیق در قصد و رضای باطنی متعاملین دارد استفاده کردم. همچنین در بررسی اصالت امضاء فیزیکی و پیشگیری از هر گونه سوء استفاده ، خط جایگاه ویژه خود را دارد که در صورت حذف کامل دفتر امکان اخذ نمونه خط افراد امکان پذیر نیست .
سوم : چون هدف خلاصه نویسی متن سند است بایستی شیوه اختصار نویسی نیزقبلا آموزش داده شود.
چهارم : بنظرم تاریخ ورود درثبت آنی موجبی ندارد و حذف شده است .
پنجم : چنانچه ایراد شود تعداد زیاد متعاملین را چگونه در فضای محدود جای دهیم؟ باید بگویم می توان با ارائه شیوه نامه ای مختصر ، در صورت اقتضاء مثلا اسامی 10 نفر از متعاملین را نوشته و بقیه را قید می کنیم : به شرح سند تنظیمی. همچنین به قدر کفایت ستون ملاحظات و در ذیل هر صفحه قسمت اضافات و توضیحات در نظر گرفته شده است .
ششم : چون ستونهای مربوط به هر سند در هر صفحه بصورت ده تایی انتخاب گردیده لذا ضروریست با نظارت کانون یا اداره ثبت ، شماره ترتیب دفترقدیم منتهی به شماره 10 یا 20 یا 30 شده و دفتر جدید از شماره بعد آن یعنی مثلا 45271 شروع و ستون آخر صفحه به شماره 45280 والی آخرختم شود. (مضرب عدد10برای سهولت)
هفتم : پس از اتمام تمامی صفحات هردفتر در صورتی دفتر جدید تحویل گردد که دفتر قبل به لحاظ امضاء متعاملین و سردفترتکمیل شده و طی صورتجلسه ای تحویل اداره ثبت یا کانون سردفتران شود همچنین بلافاصله تمامی صفحات دفتر تحویلی به کانون یا اداره ثبت به شیوه رایج عکس برداری شده و مجددا به دفتر خانه مسترد و یا در بایگانی کانون و یا اداره ثبت به مدت معینی مثلا 20سال نگهداری شود .
در خاتمه با تبریک فرا رسیدن روز نمادین 6 دی و انشاء الله ثبت آن در سالنامه رسمی کشور چنانچه در این روز که مسلما به همین مناسبت در کانون مراسمی برگزار خواهد شد ، از خانم دکتر منصوره اتحادیه (نظام مافی) ، استاد گروه تاریخ دانشگاه تهران و مدیر مسئول نشر تاریخ ایران ، پژوهشگر، نویسنده و مولف چندین کتاب منجمله مجموعه دو جلدی در محضر شیخ فضل الله نوری که برغم کهولت سن ، سند زنده و گویای تاریخ دفاتر اسناد رسمی ایران هستند ، برای شرکت در این مراسم دعوت بعمل آید، قطعا در سابقه کانون سردفتران ماندگار خواهد ماند .
کتابخانه دانشگاه هاروارد-آرشیو دفاتر ثبت مرحوم نجم آبادی
