حذف دفاتر سنتي وحقوق وتكاليف ما
پس ازتصويب طرح موسوم به كاداستر،بحث حذف دفاترسنتي وجايگزيني دفاتر الكترونيك مطرح شده است .ازسوي ديگر لازمه ايجاد اين تحول جلب نظرات كارشناسي وتخصصي مجريان وپيش گامان اجراي اين طرح يعني دفاتر اسناد رسمي به دليل اشراف تخصصي وجزئي به امور است تا ازهرنوع دوباره كاري واصلاح مكررفرايندها جلوگيري شود.
نویسنده : آقای صولت ياوري سردفتراسناد رسمي 116 اصفهان
پس ازتصويب طرح موسوم به كاداستر،بحث حذف دفاترسنتي وجايگزيني دفاتر الكترونيك مطرح شده است .ازسوي ديگر لازمه ايجاد اين تحول جلب نظرات كارشناسي وتخصصي مجريان وپيش گامان اجراي اين طرح يعني دفاتر اسناد رسمي به دليل اشراف تخصصي وجزئي به امور است تا ازهرنوع دوباره كاري واصلاح مكررفرايندها جلوگيري شود.
باتوجه به عدم تصويب طرح اصلاح قانون دفاتر و همگام نبودن مقررات مورد عمل فعلي با تحولات گسترده فرايند خدمات دفاتر اسنادرسمي ،احتمال بروز مشكلات اجرائي وحقوقي درمرحله گذرازشيوه سنتي دورازذهن نخواهد بود.لذا بنابه مراتب ، لازم است همكاران گرامي ما دركانون تهران با اخذ نظرات كارشناسي ديگركانونها وجوامع نسبت به اعلام نقطه نظرات كارشناسي به سازمان ثبت اسناد واملاك اقدام وبه نحو متقضي درتدوين آيين نامه اچرائي طرح كاداسترخاصه دربخش مربوط به دفاتراسنادرسمي نيزفعالانه مشاركت نمايد.
شايان ذكراست حذف دفاترو تغييرشيوه ثبت اسناد بدون توچه به اشكالات سامانه وانجام برخي تغييرات واصلاحات لازم درآن برمشكلات فعلي خواهدافزود .كانون اصفهان بادستورمساعد رياست محترم سازمان ثبت اسناد واملاك كشورنواقص حقوقي وساختاري سامانه ثبت آني رابه تفصيل به اداره كل اموراسناد سازمان اعلام ومراتب نيزازاين طريق به مديريت محترم توسعه فن آوري منعكس شده است .اميد است هرچه سريعتر ومقارن حذف دفاتر اين مهم نيزبه انجام برسد.
علاوه براين ها تسريع دراصلاح ساختاري قانون دفاتر اسنادرسمي وتهيه وتدوين آيين نامه اجرائي واحد ويك پارچه مشتمل برفصول ومباحث مختلف به نحوي كه كليه آيين نامه هاي پراكنده فعلي نيزمنسوخ اعلام شوند ، بيش ازپيش اجتناب ناپذيربه نظرمي رسد.
نكته ديگراينكه بااتغييرفرايند ارائه خدمات وحذف دفاتر وتصويب آيين نامه اجرائي طرح كاداستر خاصه ماده 7 ،عملا بسياري ازمقررات فعلي بلااستفاده وبدون موضوع خواهد بود ازسوي ديگر بازرسي دفاتر وصورتجلسه فعلي مورد استفاده نيز به تبع اين تحولات بايد مورد بازبيني دقيق وكارشناسي واقع شود.
عناوين تخلفات انتظامي به شرح مقرردرماده 29 آيين نامه اصلاحي قانون دفاتر اسنادرسمي مصوب 17/10/1354 نيزبايد متناسب با تحولات فعلي وآتي وبا اخذ نظرات تخصصي ازكانونها وخاصه اعضاي دادگاههاي انتظامي بدوي وتجديد نظرمورد بازبيني واصلاح قرارگيرد .زيرا بعدازاجراي سامانه وحذف دفاتر بسياري ازتخلفات موضوعا منتفي شده ويا قهراامكان وقوع ندارد.
تاخيردرنقد وبررسي واصلاح ساختارهاي سنتي درجهت همگامي با تحولات الكترونيكي ، مشكلات فعلي را دوچندان خواهد كرد.
پس ازذكر اين مقدمه ،.برخي نكات قابل تامل جهت امعان نظردرمرحله حذف دفاتر ،به شرح زير خواهد آمد اميد است مسئولان محترم سازمان ثبت اسناد واملاك كشوروخاصه رياست محترم سازمان درراستاي تحقق كامل ثبت الكترونيكي به نظرات كارشناسي كه ازسرخيرخواهي وبه قصد اصلاح امورابرازمي شود عنايت بيشتري مبذول فرمايند.
1-پيش بيني تكاليف فعلي دفاتردرمورد درج برخي توضيحات درملاحظات دفترجاري واسناد ،ازجمله عزل ويا استعفاء‌وكيل دراسناد وكالت .درح توضيحات مربوط به صدوراجرائيه نسبت به اسناد رهني درملاحظات دفاترموضوع بند 74 بخشنامه هاي ثبتي .درج فسخ ويا اقاله اسناد موضوع ماده 23 آيين نامه 1317وشماره قبوض اقساطي موضوع ماده 30 آيين نامه موصوف وقبض تخليه دراسناد اجاره وغيرمنقول درملاحظات دفتر موضوع بند 65 بخشنامه هاي ثبتي واخبار مربوط به ابطال اسنادرسمي موضوع ماده 71 قانون دفاتر اسنادرسمي واخبارعدم تنظيم سند دريك روزخاص دردفترجاري ، قابل ذكراست.
علاوه براين ها به منظورافزايش دقت واطمينان بايستي امكان استفاده ازاين اطلاعات درزمان تنظيم اسناد دركليه دفاترفراهم شود.بعنوان مثال وكالتي كه به هرعلت مرتفع شده ويا سندي كه ابطال شده ،بايد درسطح كشورقابل شناسايي وغيرقابل استناد شودوسامانه نيزعلاوه برهشدارلازم ، مانع اقدام به استناد سند باطله بشود.
بنابراين، پيش بيني اين قبيل موارد ونحوه درج آنها درسامانه وتاثير عملي اطلاعات درسوابق قبلي وقابليت استخراج آمار واطلاعات مورد نياز ازآنها داراي اهميت اساسي است .لذا پيشنهاد مي نمايد قسمت جستجوي پيشرفته سامانه مقارن حذف دفاتر بازهم مورد بازبيني واصلاح قرارگرفته وبه روز شود.
2-نحوه احرازهويت اشخاص بيسواد وكروكوروگنگ وافراد جانبازومعلول و فاقد دست وپا ازحيث اخذ امين وشهود ومعرف ونحوه اخذمترجم درمورد اشخاص خارجي وتاييد مطابقت ثبت با سند ودرج توضيحات مربوط به هريك ازاين امور موضوع مواد 50 ، 61 ، 63،64 ،66 و67 قانون ثبت مصوب 1310درملاحظات دفتر.وجايگزيني آن به نحو مقتضي درسامانه ثبت آني وتاثيرعملي آن درسوابق وامكان استخراج آمارهاي ناشي ازانها.داراي اهميت اساسي است.
3- باتوجه به حذف دفاتر سنتي وتكليف قانوني ما به اخذ شهود ومعرف وامين درموارد خاص ، ناگزير بايد مشخصات كامل اين قبيل اشخاص را بعنوان اطراف سند درسامانه وارد كنيم وضمن احرازهويت ، اثرانگشت وامضاء آنها نيزدرسند درج شود..لذا لازم است مسولين محترم سامانه ثبت آني اين عناوين را درفهرست نام اطراف سند پيش بيني نموده وحق التحريرنفرات اضافه را حسب مورد نيز منظور نمايند.
4-نحوه اخذ اثرانگشت واستفاده ازپداثرانگشت و ذخيره اطلاعات مربوط دريك بانك اطلاعاتي جامع به منظوركنترل اصالت آنها دركل كشوروممانعت ازجعل هويت داراي اهميت اساسي است لذا ضرورت كارشناسي موضوع وبررسي همه جوانب آن بيش ازپيش الزامي به نظرمي رسد.
5—اخذ اثرانگشت ازنمايندگان اشخاص حقوقي خاصه بانكها ، درعمل با مشكل روبروست زيرا اين قبيل افراد قادربه حضورهمزمان بامتعاملين جهت تنظيم وثبت اسناد نيستند وازسوي ديگرتكليف ما به تاييد نهائي اسناد مربوط به املاك ظرف مدت پنج روزموجب مي شود كه بعدانتوانيم نسبت به اخذ اثرانگشت آنهااقدام كنيم لذا پيشنهاد مي شود درمورد نمايندگان بانكها استثنائا اخذ اثرانگشت منتفي وبه امضاء سند اكتفا شود.
6-قبل ازحذف دفاترانجام برخي تغييرات واصلاحات درسامانه ثبت آني الزامي به نظرمي رسد .بعنوان مثال عليرغم اينكه كاربران ازشروع اجراي سامانه درتنظيمات اوليه ، شماره وتاريخ آخرين اسناد تنظيمي درسيستم سنتي را درسامانه درج كرده اندليكن متاسفانه سامانه كما كان به صورت خودكارقادربه اعلام آخرين شماره ترتيب سند ويا ممانعت ازدرج شماره هاي اشتباه نمي باشد. لذا باتوجه به تجربه ما دريك سال ونيم گذشته ، پيشنهاد مي نمايد اين مهم حتما مورد توجه واقع واصلاح لازم انجام شود.. تابدين ترتيب ازهرنوع اشتباه كاربران درتنظيم اسناد جلوگيري بعمل آيد.
7-با توجه به تجربه ما ازاجراي ثبت آني ومشكلاتي كه ازحيث تاييد نهائي اسناد ناقص ويا حتي فاقد امضاء به وقوع پيوسته ، پيشنهاد مي نمايد قبل از تاييد نهائي ،درخصوص امضاء‌اصحاب سند وتكميل بودن آن ،ازكاربرسوال شود تا بدين ترتيب ازتاييد نهائي فوري اسناد ناقص جلوگيري شود.
8-درمورد تنظيم اسناد افراد بيمارموضوع ماده 14 آيين نامه 1317 بايد مراتب درآيين نامه اجرائي طرح كاداستر پيش بيني شود. علاوه برآن عنواني جهت نماينده دادستان ودرنقاطي كه دسترسي به مدعي العموم نباشد دونفرمعتمد به منظورنظارت برتنظيم سند درسامانه پيش بيني شود.
.9- همين مشكل درمورد تنظيم اسناد معاملات دولتي وبنگاههاي عمومي واسناد زندانيان موضوع تبصره هاي يك ودو ماده 14 آيين نامه مرقوم وجود دارد..لذالازم است مراتب باكارشناسي موضوع درآيين نامه اجرائي پيش بيني ومصوب شود.
10-اخبارمربوط به تنظيم سند متمم ويا تعويض وثيقه اسناد رهني ويا فسخ سند بااقرارنامه دردفترخانه ديگر موضوع بند 66 بخشنامه هاي ثبتي وانعكاس هوشمند اين امر درسامانه جهت اطلاع دفترخانه تنظيم كننده سنداوليه به نحوي كه نيازي به مكاتبه -كه مغايراصل سرعت وآني بودن سامانه ثبت اسناد است -،نباشد.
11-گرچه درمورد تعداد ونوع دفاتري كه حذف خواهند شد ونحوه جايگزيني آنها هيچ نوع اطلاع رساني نشده ونظرخواهي نيز ازكانونها وجوامع بعمل نيامده است .ليكن به نظرمي رسد جهت همگامي با تحولات الكترونيكي وباتوجه به اينكه امكان اخذ هرنوع آمارواطلاعات مورد نيازمراجع مختلف درسامانه ثبت آني وجود دارد لذا با انجام برخي اصلاحات درسامانه ، ازنگهداري هرنوع دفاترسنتي بي نيازخواهيم بود.بديهي است ابقاء هرنوع دفترسنتي تاتعيين جايگزين مناسب ،بايد با جهات ودلايل توجيهي كافي انجام شود.
12-باتوجه فقدان مجوزقانوني جهت اخذ اثرانگشت ازافراد باسواد ، پيشنهاد مي شود درآيين نامه اجرائي طرح كاداستر عنصرقانوني جهت اخذ اثرانگشت وبه كارگيري پد مخصوص اين كار ،مصوب شود.
درخاتمه ازكليه همكاران سردفتر ودفتريار وكاركنان دفاتر ونيز صاحب نظران استدعا وانتظارداريم هرنوع نظرات انتقادي وكارشناسي خود راذيل اين سطور اعلام نمايند وازتذكرسايرجهات ومشكلات احتمالي ناشي ازتغيير فرايند حذف دفاتر سنتي نيز دريغ نفرمايند .
صولت ياوري سردفتراسناد رسمي 116 اصفهان