آموزش تصویری ارسال نامه مکانیزه و پیوست ضمائم آن
همانگونه که مطلعید مدتی است در دفترخانه ها نیز از سیستم اتوماسیون اداری بهره برداری می شود . گرچه هنوز ارباب رجوع و پستچی ، نامه های ادارات مختلف را به دفاتر اسناد رسمی تحویل می دهند ، اما حتی در این موارد نیز نمونه ی الکترونیکی نامه قبلاً به دفترخانه ارسال شده است و جای امیدواری دارد که در آینده ای نزدیک با استفاده کامل از این سیستم ، نه تنها سرعت انجام کار ارباب رجوع بیشتر شود ، بلکه در کاهش ترافیک و آلودگی هوا و حفظ محیط زیست "با صرفه جوئی در مصرف کاغذ" موثر باشیم .
به نام خدا
آموزش تصویری ارسال نامه مکانیزه
سیستم اتوماسیون اداری یک سیستم اطلاعاتی مبتنی بر کامپیوتر است که وظیفه جمع آوری ، ذخیره و توزیع مستندات ، پیام های الکترونیک و سایر فرم های ارتباطات اداری را بین افراد ، گروه های کاری و سازمان ها بر عهده دارد . بخش هایی از این سیستم ها عموماً شامل نرم افزارهای پردازش کلمه ، تصویربرداری مستندات ، تقویم و غیره است .
در سایت "ویکی پدیای فارسی" از اتوماسیون اداری با عنوان "خودکار سازی اداری" یاد شده است و به عنوان مجموعه ای از روشهای کاری و نرم افزار و سخت افزار رایانه ای که برای ذخیره ، بازیابی و مبادله اسناد و اطلاعات اداری به کار می رود ، تعریف شده است .
بطورکلی آنچه از آن به عنوان سیستم اتوماسیون اداری یاد می شود ، شکل تکامل یافته ی سیستم دبیرخانه است که برای جایگزین شدن روش دستی ثبت و شماره دهی مکاتبات ، شامل انواع نامه های اداری به کار می رود .
امروزه سیستم های نرم افزاری اتوماسیون اداری در ایران با دید مکانیزه کردن مکاتبات سازمانی شامل گردش فرم ها ، نامه ها و به طورکلی مکاتبات اداری داخل و خارج یک سازمان طراحی شده است که در سازمان هایی مانند سازمان های دولتی و خدماتی ، بخش مهمی از کار عملیات سازمان محسوب می شود .
همانگونه که مطلعید مدتی است در دفترخانه ها نیز از سیستم اتوماسیون اداری بهره برداری می شود . گرچه هنوز ارباب رجوع و پستچی ، نامه های ادارات مختلف را به دفاتر اسناد رسمی تحویل می دهند ، اما حتی در این موارد نیز نمونه ی الکترونیکی نامه قبلاً به دفترخانه ارسال شده است و جای امیدواری دارد که در آینده ای نزدیک با استفاده کامل از این سیستم ، نه تنها سرعت انجام کار ارباب رجوع بیشتر شود ، بلکه در کاهش ترافیک و آلودگی هوا و حفظ محیط زیست "با صرفه جوئی در مصرف کاغذ" موثر باشیم .
چون سوالات متعددی که نمونه ای از آنها در ادامه منتشر می شود ، از بنچاق در خصوص کار با سیستم اتوماسیون اداری پرسیده شده است ، لذا گزارش تصویری زیر که حاصل تلاش خانم پیمانه جمشیدی می باشد به همکاران تقدیم می گردد :
|
جناب جمشیدی سلام و خسته نباشید جدیدا هنگام ارسال استعلام ملک برای اسناد دفترچه ای، شاهد پیغام اداره ثبت هستیم مبنی بر اتوماسیون کردن کپی اسناد ولی متاسفانه برای ارسال کپی اسناد سامانه دچار مشکل است و اگر به خوبی همه کارها درست انجام شود نهایتا پیغام عدم دسترسی به سرور پیوست روی صفحه مشاهده می شود ...... اگر امکان دارد آموزش کامل اتوماسیون کردن اسناد را آموزش دهید ......... حجم فایل ها نباید بیشتر از 2M باشد ............. به نظر می رسد دفتر خانه ها از این پس به جای دفتر یار بیشتر نیاز به یک کارشناس نرم افزار و سخت افزار دارد ......... قبلا از زحمات جنابعالی صمیمانه سپاسگزارم .... |
1- منوی "امکانات" را انتخاب کنید.
2-روی آیتم "نامه های وارده/ صادره" کلیک نمایید.
3- بخش "مکاتبه مکانیزه ارسالی" را انتخاب کنید.
4- آیتم "جدید" کلیک کنید تا فیلدها برای نوشتن فعال شوند.
5- در همان صفحه ، پر کردن بخش های "موضوع" و "گیرنده" ضروری هستند.
6- در هر نامه ای که ارسال می کنید حتما بخش "متن نامه" باید پر شود.
7- چنانچه نامه ی شما مدارکی برای ضمیمه کردن دارد ، لازم است که روی آیتم "پیوست" کلیک کنید تا این قسمت را هم تکمیل نمایید.
8-در اینجا حتما باید تصویرِ اسکن شده ی مدرکی که می خواهید بفرستید را داشته باشید.
9- از آنجایی که حجم فایل ارسالی باید کم باشد و معمولا کیفیت تصاویر اسکن شده بالا هستند، لازم است که آن تصویر را در برنامه ی نقاشیpaint) ) باز کنید تا بتوانید حجمش را تغییر دهید.
10- در کادر بالایی برنامه ی نقاشی، گزینه ی تغییر سایز (resize) را انتخاب کنید.
11- برای آنکه تناسب عکس شما به هم نخورد ، ما پیشنهاد می کنیم که از روش تغییر سایز با "پیکسل" استفاده کنید چون با تغییر عرض عکس، به طور اتوماتیک طول آن هم با همان تناسب تغییر می کند.
12- حجم عکس را تا جایی که تصویرتان ناخوانا و خیلی ریز نشود ، تغییر دهید ، سپس آن را ذخیره کنید.
13- کار شما با تنظیمات تصویر تمام شده ، به سایت برگردید و در قسمت پیوست مدارک ، روی گزینه ی (+) کلیک کنید تا بتوانید مدرک را بارگذاری کنید.
14- روی آیتم بارگذاری مدرک کلیک نمایید.
15- از پنجره ای که برایتان باز می شود ، آدرس عکستان را مشخص ، آن را انتخاب و سپس دکمه ی open را کلیک کنید.
16- نکته ی قابل توجه در همین قسمت ، انتخاب پسوند درست عکس است. به پسوند تصویری که می خواهید ضمیمه کنید دقت کنید و همان را انتخاب نمایید. معمولا پسوند تصاویر اسکن شده ، JPG هستند.
17- پس از انتخاب و بارگذاری با این پیغام مواجه می شوید.
18- نوشتن اسم و تاریخ برای هر مدرک ضروری است. مثلا برای سند مالکیت می توانید به جای شماره ، شماره چاپی و به جای تاریخ ، تاریخ صدور سند را بزنید . یا برای بنچاق ها ، شماره و تاریخ خودش را بنویسید.
19- پس از پیوست هر مدرک ، دکمه ی ثبت را بزنید تا تغییرات شما ذخیره شود.
20- در صورت ذخیره شدن فایل ، با این پیغام مواجه می شوید. در اینجا دو نکته ی حائز اهمیت هست که باید به آن توجه داشته باشید. اول اینکه اگر شما چند فایل برای ضمیمه کردن دارید ، باید برای تک تک آنها تمام این مراحل را طی کنید. یعنی از زدن دکمه ی (+) تا مرحله ی ثبت اطلاعات . نکته ی مهم بعدی این است که پس از ثبت اطلاعات ، چنانچه با هر پیغام حاکی از ثبت نشدن اطلاعات روبرو شدید ( اعم از خطای سرور پیوست مدارک و امثالهم) هیچ چاره ای ندارید جز اینکه چند دقیقه ی بعد مجددا تلاش کنید.
21- کار شما در بخش های متن نامه و پیوست نامه تمام شده است ، حالا نامه باید ارسال شود؛ روی بخش "گردش کار" کلیک کنید.
22- بخش "تائید و ارسال" فقط توسط سردفتر و با توکن ، فعال خواهد بود.
23- چنانچه از محتویات نامه ی خود و مدارک الحاقی اطمینان دارید ، این پیغام را با "بلی" جواب دهید. نامه ی شما با موفقیت ارسال شد.
