دفتر جاری ؛ خداحافظ!

قریب چهل سال است با این دفتر مانوس بوده ام. با هم پیر شدیم و حالا او دارد از دور خارج می شود. خوشحالم زمان زیادی بعد از او در دفتر نمی مانم. خاطراتم را که مرور می کنم در تمام اتفاقات و تحولات زندگی ، همراهم بوده است. از وقتی در تیرماه 1354 پدرم ما را به هم معرفی کرد تا همین امروز صبح! اسنادی را که در روز قبل ازازدواجم و روز تولد اولین فرزندم ثبت کردم به خوبی به یاد دارم.

به نام خدا

دفتر جاری ؛ خداحافظ!

نوشتن این تیتر برایم تلخ و شیرین است!

قریب چهل سال است با این دفتر مانوس بوده ام. با هم پیر شدیم و حالا او دارد از دور خارج می شود. خوشحالم زمان زیادی بعد از او در دفتر نمی مانم. خاطراتم را که مرور می کنم در تمام اتفاقات و تحولات زندگی ، همراهم بوده است. از وقتی در تیرماه 1354 پدرم ما را به هم معرفی کرد تا همین امروز صبح! اسنادی را که در روز قبل ازازدواجم و روز تولد اولین فرزندم ثبت کردم به خوبی به یاد دارم.

ثبات های عزیز، خسته نباشید!

کار شاقی که یک عمر با حوصله و دقت انجام دادید ، از دوشتان برداشته می شود. خدا نکند با خواندن این مطلب به انگشتان کج و معوج خود و پینه ی دیرینه ی انگشت وسطی دستتان نگاه کنید و آه بکشید.

"اسناد مُنشی کُش"!

اصطلاحی بود که در مورد ثبت اسناد مفصل قرارداد و تقسیم نامه و رهن و امثال آن به کار می رفت، چون حجم آنها به قدری زیاد بود که ثبات ها موقع ثبت آن می مُردند و زنده می شدند.

جمعه 24 بهمن 1393 مطلبی در بنچاق نوشتم ، تحت عنوان: پروژه ی حذف دفاتر جاری کلید خورد!

و امروز "دفتر الکترونیک" رونمایی شد.

چند روزی هست که عروس جدید در کابین من قرار گرفته و من ، شرمنده از عروس قدیمی، گاهی نگاهش می کنم.

کارآمد است و تا حدود زیادی با آنچه مورد نظر ماست ، مطابقت دارد.

البته این اقدام نیز مرحله ای از مراحل متعدد و پیچیده ی حذف دفاتر جاری است و هنوز تا رسیدن به "دفترخانه ی بدون دفتر" ! زمان زیادی مانده است.

آنچه را تا الان آموخته ام، صادقانه در طبق اخلاص می گذارم تا همکاران نازنینم نیز بدانند.

متقابلاً درخواست می کنم هرآنچه خاطره و نظر و پیشنهاد و انتقاد در مورد حذف دفاتر جاری دارید، ذیل همین مطلب بنویسید.

دفتر الکترونیک سامانه ی ثبت آنی ، همان دفتر جاریِ ثبت اسناد دفترخانه است که می بایست تمام ِ اقداماتی که در دفتر جاری امکان ِ انجام داشته اند ، در این دفترالکترونیک نیز عملی باشند.

 نمونه ی پی دی اف اسنادی که تائید نهایی شده اند با اثرانگشت متعاملین در صفحه ی اصلی این دفتر به چشم می خورد که گویی برگ ثبت شده ی دفتر جاری است و در انتهای آن امضای متعاملین اخذ شده است .

 حال ستون سمت ِ راست دفتر جاری که مربوط به گزارش های متعلق به اسناد ثبت شده بود ، همچنان در سمت راست این دفتر الکترونیک به چشم می خورد .

 ستونی که در آن ملاحظات خاص سند اعم از فسخ و فک و عزل و ابطال و غیره مندرج است .

 نسخه ی پی دی اف کلیه اسنادی که در سیستم ثبت آنی تنظیم و تکمیل شده اند ، در این قسمت آرشیو است و کافی است در کادر مخصوص ، شماره ی سند را نوشته تا اطلاعات مختص به آن نمایش داده شود.

 برای ایجاد اطلاعات جدید در قسمت ِ ملاحظات باید مثل گذشته از قسمت خدمات ثبتی به بخش سایر خدمات رفته و نوع فعالیت ِ ثانوی روی اسناد را که می خواهیم انتخاب کنیم ، مثلاً فسخ سند ، بعد از ورود و تایید اطلاعات این قسمت ، خواهیم دید که در دفتر الکترونیک ، تمام موارد مربوط به حاشیه ی دفتر ، لحاظ شده و در ستون سمت ِ راست سند ، مشاهده می شود.

در ادامه ، بصورت تصویری با این خدمت جدیدِ سامانه ی ثبت آنی بیشتر آشنا می شویم .

1-   بعد از ورود به سامانه ثبت آنی روی گزینه ی خدمات ثبتی کلیک می کنیم

2-  از منوی بالای صفحه ، وارد دفتر الکترونیک می شویم

3- اولین تصویری که مشاهده می کنیم یکی از دو تصویر زیر خواهد بود.

4- اگر در تصویر نمایش داده شده ، نسخه ی پی دی اف نبود ، با کلیک روی این دگمه ، تصویر پی دی اف را مشاهده خواهیم کرد

5- برای درج اطلاعات جدید در قسمت ملاحظات باید از منوی سایر خدمات ، مثل گذشته وارد شویم و برای مثال یک فک رهن یا عزل وکیل انجام دهیم . این اطلاعات مستقیماً در حاشیه ی سند مورد نظر قرار می گیرند

6- به این ترتیب با ورود شماره سند ، اطلاعات ِ مربوطه را در حاشیه ی دفتر الکترونیک مشاهده می کنیم

7- برای اضافه کردن اطلاعات جدید به ملاحظات هر سند ، از این قسمت وارد می شویم و تغییرات را ذخیره می نماییم.

8- اگر نیاز به اخذ اثرانگشت جدید بود ، می توانیم از این قسمت اقدام نماییم و تغییرات را ذخیره کنیم

9- برای مشاهده ی سند اصلی که نسخه ی پی دی اف آن را می بینیم ، باید از این پوشه وارد شویم . اطلاعات این قسمت غیرقابل تغییر هستند اما برای مشاهده ی سند تنظیمی یا تهیه ی نسخه ی جدید چاپی می شود از آن استفاده کرد .

10- برای ملاحظه ی سند مربوط به حاشیه ی سند ِ اصلی (فک رهن یا عزل یا غیره) نیز روی این پوشه می توانیم کلیک کنیم تا سند ِ ملاحظات را مشاهده کنیم .

 و من الله التوفیـق 

فرامرز جمشیدی

با تشکر از خانم ساغر جمشیدی بابت تهیه ی آموزش تصویری .

به قرار اطلاع واصله ، 13 دفتر اسناد رسمی در تهران و 17 دفترخانه در سایر استان ها ، پایلوت استفاده و آزمایش دفتر الکترونیک شده اند !
بحث حذف دفتر از بحث آرشیو سوابق مجزا می باشد و تاکید ریاست محترم سازمان ثبت اسناد و املاک کشور بر راه اندازی هر چه سریعتر دفتر الترونیک برای حذف دفتر جاری است .
از تاریخی به بعد ، ثبت در دفاتر سنتی منتفی می شود و این موضوع ارتباطی به آرشیو سابقه پیشین ندارد !