حذف دفتر جاری و جایگزینی دفتر الکترونیک ! چرایی ، باید ها و نبایدها
حقیقت این است که نحوه ی عمل در دفاتر اسناد رسمی – با حفظ محتوا – باید دگرگون می شد و ضرورت داشت این کرم ِ کُندرو از پیله ی هشتاد ساله ی خود ، پروانه سان بیرون بیاید تا با توجه به ازدیاد جمعیت و گسترده شدن محدوده ی شهرها و تنوع فعالیت های اقتصادی و داخل شدن تجارت بین المللی در روابط بازرگانی و معاملاتی مردم ، از عهده ی ایفای نقش خود با سرعت و دقت بر آید . استفاده از امضای الکترونیک ، حذف اوراق بهادار ، مکانیزه شدن ارسال خلاصه ی معاملات ، ابطال اسناد مالکیت دفترچه ای و صدور سند مالکیت تک برگی ، سامانه ی ثبت الکترونیک اسناد و ... ، حلقه های به هم پیوسته ی زنجیری بود که این بار ، از دست و پای دفاتر اسناد رسمی باز می شد تا او را فارغ البال از خیلی مخاطرات و ملاحظات ، به انجام امور محوله مشتاق کند
به نام خدا
حذف دفتر جاری و جایگزینی دفتر الکترونیک !
چرایی ، باید ها و نبایدها
عادت بدی که دارم اینکه برای گفتن و نوشتن هر مطلبی ، اول باید یک مقدمه چینی کنم . نه برای شنونده و خواننده ، بلکه برای خودم که بهتر بتوانم منظورم را برسانم .
بچه که بودم ، کرم ابریشم نگه می داشتم . یادم هست اولین بار، با پول مختصری که داشتم دو عدد کرم ابریشم خریدم . فروشنده آنها را روی یک برگ درخت توت سفید گذاشت و به دستم داد . همانطور که نگاهشان می کردم ، به خانه رسیدم . جعبه ی کفش پدرم را برداشتم و کرم ها را در آن گذاشتم . چند برگ توت هم که فروشنده داده بود ، داخل جعبه قرار دادم . کاری نداشتم غیر از اینکه مرتب به آنها نگاه کنم و بدن نرمشان را لمس کنم . پاهای یکی از آنها زرد خوشرنگ و دیگری نارنجی بود . در خیابان ، هر جا درخت توت بود ، برگ هایش را می کندم و برای کرم ابریشم ها به خانه می آوردم .
بعد از مدتی دیدم کرم ها به کنج جعبه ی کفش رفته اند و مشغول تنیدن تار هستند . خیلی دیدنی و قشنگ بود . کم کم پیله درست کردند و داخل آن قرار گرفتند . دو پیله ی لیمویی و سفید شیری . فوق العاده زیبا بودند . دیگر کرم ها را نمی دیدم ، ولی می دانستم داخل پیله هستند و حتما روزی بیرون خواهند آمد .
مدتی گذشت . یک روز صبح وقتی در جعبه را باز کردم ، دیدم دو عدد پروانه که شبیه هواپیماهای قدیمی بودند ، کف جعبه می چرخند و سوراخ بزرگی روی پیله ها ایجاد شده است . خیلی ترسیدم و از پروانه ها بدم آمد . گمان می کردم این پروانه ها از جایی آمده اند و کرم های ابریشم من را خورده اند .
برای چاره جویی پیش فروشنده کرم ها رفتم و او برایم توضیح داد که این پروانه ها ، همان کرم ها هستند که دچار دگردیسی شده اند و این مرحله ی جدیدی از زندگی کرم ابریشم است و اگر خوب از آنها نگهداری کنم ، بارور می شوند و تخم ریزی می کنند و سال بعد من می توانم تعداد زیادی کرم ابریشم داشته باشم .
از تونل زمان عبور می کنم و ادامه ی ماجرا را به گیسوی سامانه ی ثبت الکترونیک اسناد گره می زنم که بار دیگر و در دهه ی ششم زندگی ، شگفت زده ام کرده است .
حقیقت این است که نحوه ی عمل در دفاتر اسناد رسمی – با حفظ محتوا – باید دگرگون می شد و ضرورت داشت این کرم ِ کُندرو از پیله ی هشتاد ساله ی خود ، پروانه سان بیرون بیاید تا با توجه به ازدیاد جمعیت و گسترده شدن محدوده ی شهرها و تنوع فعالیت های اقتصادی و داخل شدن تجارت بین المللی در روابط بازرگانی و معاملاتی مردم ، از عهده ی ایفای نقش خود با سرعت و دقت بر آید .
استفاده از امضای الکترونیک ، حذف اوراق بهادار ، مکانیزه شدن ارسال خلاصه ی معاملات ، ابطال اسناد مالکیت دفترچه ای و صدور سند مالکیت تک برگی ، سامانه ی ثبت الکترونیک اسناد و ... ، حلقه های به هم پیوسته ی زنجیری بود که این بار ، از دست و پای دفاتر اسناد رسمی باز می شد تا او را فارغ البال از خیلی مخاطرات و ملاحظات ، به انجام امور محوله مشتاق کند.
اینک که صحبت از استفاده از اسکنر اثر انگشت و حذف دفتر جاری و ورود دفتر الکترونیک به صحنه ی فعالیت های دفاتر اسناد رسمی است ، تغییرات ، خیلی بنیادی و جدی خواهد بود . به گونه ای که دیگر هیچ شباهتی بین این پروانه و آن کرم وجود نخواهد داشت !
از این رو ، طبیعی است قوانین و مقررات نوشته شده برای دفاتر اسناد رسمی ، قبل از تحولات بالا ، به هیچ عنوان پاسخگوی نیاز امروز نبوده و باید مورد تجدید نظر قرار بگیرد .
همینجا یادآوری می کنم که وصله پینه ی قوانین و مقررات و نظامات قدیمی ، به هیچ عنوان چاره ی کار نیست و صدور دستور العمل ها هم ، گره گشا نخواهند بود و لازم است با توجه به تغییر بنیادین روش ها و حوزه ی وظایف و مسئولیت ها و به منظور تهیه ی مقدمات تعامل با سایر کشورها در عرصه بین المللی ، قوانین ثبت و دفاتر اسناد رسمی ، مورد تدقیق و بازنگری کامل قرار گرفته و از نو نگاشته شوند !
در این مرحله و صرفاً به عنوان پل ارتباطی که گذشته را به آینده پیوند دهد ، باید تمام قوانین و آئین نامه ها و بخشنامه ها و دستورالعمل ها ، مورد بررسی و مداقه قرار می گرفت تا هرجا نیاز به تغییر بود اعمال شود.
این مهم را در دفتر اسناد رسمی 555 تهران ، با توکل به خدا و استمداد از پرسنل دفترخانه ، طی چند ماه گذشته به پایان رساندیم . قبل از ورود به بحث یادآوری می کنم تهیه ی این مقاله مرهون جستجو و تلاش های خانم ساغر جمشیدی (دفتریار اول) ، خانم پیمانه جمشیدی (دفتریار دوم) ، خانم سمیرا ترابی (کارمند) ، خانم لیلا احمدی (کارمند) می باشد که از ایشان سپاسگزارم و در مجموع هیچ ادعایی جز انجام تکلیف و ادای دین به همکاران نداریم و امیدواریم این نوشتار نیز در کنار سایر مقالات و تحقیقات و پژوهش ها که در تهران وسایر شهرستان ها ارائه شده است ، دیده شود .
منابعی که برای تهیه ی این مطلب مورد دقت قرار گرفته است :
-1- قانون ثبت اسناد و املاک - مصوب ۲۶ اسفند ۱۳۱۰ با اصلاحات بعدی
-2- آیین نامه قانون ثبت اسناد و املاک
-3- قانون دفتر اسناد رسمی مصوب 1316/03/15
-4- آئين نامه قانون دفاتر اسناد رسمی مصوب سال 1317 وزارت دادگستری
-5- قانون دفاتر اسناد رسمی و كانون سر دفتران و دفتریاران (مصوب 1354/04/25)
-6- آئین نامه های قانون دفاتر اسناد رسمی مصوب 1354
-7- قانون جامع حدنگار (کاداستر) کشور - مصوب ۱۲ بهمن ۱۳۹۳ مجلس شورای اسلامی منتشر شده در روزنامه رسمی ۲۳ اسفند ۱۳۹۳
-8- مجموعه بخشنامه های ثبتی
-9- آئین نامه اجرای مفاد اسناد رسمی لازم الاجراء و طرز رسیدگی به شکایت از عملیات اجرائی سازمان ثبت اسناد و املاک کشور - شماره 1/87/5556مورخ1387/06/19
روش کار :
-1- در هریک از منابع بالا دنبال تکلیفی بودم که صراحتاً به عهده ی دفاتر اسناد رسمی – از نظر دفتر جاری و تبعات حذف آن – قرار گرفته است و بلافاصله ، همان جا با تغییر رنگ فونت ، آن را مشخص نموده ام تا همکاران محترم ضمن مطالعه ی متن ، یک بار دیگر منابع و مآخذ اقدامات خود را در دفترخانه مرور کنند .
-2- آنجا که تکلیف دفترخانه صریح نبوده و از مفهوم عبارات استخراج شده است نیز آن را به صورت توضیح علیحده ، ذیل ماده آورده ام .
قانون ثبت اسناد و املاک کشور - تاريخ تصويب :1310/12/26
ماده پنجاهم – هر گاه مسئول دفتر در هویت متعاملین یا طرفی که تعهد میکند تردید داشته باشد باید دو نفر از اشخاص معروف و معتمد حضورا هویت انان را تصدیق نموده و مسئول دفتر مراتب را در دفتر ثبت و بامضای شهود رسانیده و این نکته را در خود اسناد قید نماید.
پس از حذف دفتر جاری عبارت مربوط به معرفین باید در دفتر الکترونیک منعکس شود.
ماده پنجاه و یکم – در مورد ماده فوق شاهدی که یکطرف از اصحاب معامله را معرفی می نماید نمی تواند معرف طرف دیگر باشد.
ماده شصت و یکم – هر گاه طرفین معامله یا شهود زبان فارسی را ندانند و مسئول دفتر نیز زبان آن ها را نداند اظهارات انها بوسیله مترجم رسمی ترجمه‌خواهد شد.
ترتیب تعیین مترجمین رسمی و میزان حقیکه برای ترجمه و تصدیق ترجمه و سوادبرداری از نقشه و تصدیق صحت سواد نقشه اخذ میشود بموجب نظامنامه از طرف وزارت عدلیه معین خواهد شد.
عبارات مربوط به مترجم رسمی که پیش از این در دفتر جاری ویا ملاحظات آن ثبت می شد ، منبعد باید در دفتر الکترونیک منعکس شود .
ماده شصت و سوم – طرفین معامله یا وکلای آنها باید ثبت سند را ملاحظه نموده و مطابقت ان ثبت با اصل سند بتوسط مشارالیهم و مسئول دفتر ثبت تصدیق گردد.
جمله ی معروف "ثبت با سند برابر است" که مردم عمیقا و شدیدا به آن عادت کرده اند ، با حذف دفتر جاری ، منسوخ می شود و شاید برای اینکه مردم به آرامش خاطر برسند ، لازم باشد در این مورد فرهنگ سازی شود و رسانه ی ملی و مطبوعات و جامعه ی مجازی دفاتر اسناد رسمی ، در این خصوص وارد عمل شوند !
در مورد اسنادی که فقط برای یکطرف ایجاد تعهد می‌نماید تصدیق و امضای طرف متعهد کافی خواهد بود.
تایید مندرجات سند تنظیم شده توسط اصحاب سند ، باید توسط سردفتر تصدیق و در دفتر الکترونیک اخبار شود .
ماده شصت و چهارم – در صورتی که طرفین معامله و یا یکی از آنها کور یا کر و گنگ بی سواد باشند علاوه بر معرفین هر یک از اشخاص مزبوره باید بمعیت خود یکنفر از معتمدین خود را حاضر نماید که در موقع قرائت ثبت و امضای ان حضور بهمرسانند مگر اینکه بین خود معرفین کسی باشد که طرف اعتماد انها است – معتمد مزبور در مورد اشخاص کر و گنگ باید از جمله اشخاصی باشد که بتواند به آنها به اشاره مطلب را بفهماند در مورد این ماده مراتب در سندی که ثبت میشود و در ستون ملاحظات دفتر باید قید کردد.
ماده شصت و پنجم – امضای ثبت سند پس از قرائت آن به توسط طرفین معامله یا وکلای انها دلیل رضایت آنها خواهد بود.
ماده شصت و ششم – در موقعی که معامله راجع به اشخاص بیسواد است علاوه بر معرفین حضور یکنفر مطلع باسواد نیز که طرف اعتماد شخص بیسواد باشد لازم است مکر در صورتی که بین خود معرفین شخص باسوادی باشد که طرف اعتماد شخص بیسواد است.
لزوم استفاده از یک نفر مطلع با سواد که اصطلاحا آن را "معتمد" می نامیم ، پس از حذف دفتر جاری و استفاده از دفتر الکترونیک ، کماکان وجود دارد و باید پیش بینی شود .
ماده شصت و هفتم – ثبت سند باید برای شخص بیسواد قرائت شده و این قرائت و همچنین رضایت مشارالیه باید در دفتر ثبت قید و از طرف معتمد امضاء گردد . معامله کننده بیسواد نیز باید علامت انگشت خود را ذیل ثبت سند بگذارد .
ماده هفتاد و چهارم – سوادی که مطابقت آن با ثبت دفتر تصدیق شده است بمنزله اصل سند خواهد بود مکر در صورت اثبات عدم مطابقت سواد با ثبت دفتر.
یکی از موارد مصرف دفتر جاری و بعد از حذف آن ، مورد انتظار از دفتر الکترونیک ، تهیه رونوشت است !
ماده هشتاد و هفتم – شهود و معرفین و اصحاب معامله باید دفتر صاحب دفتر را مطابق مواد (۵۰ و ۶۳) این قانون امضاء نمایند ولی در دفتر ثبت نماینده فقط امضاء اصحاب معامله کافی خواهد بود.
پس از حذف دفتر جاری و استفاده از دفتر الکترونیک ، باید پیش بینی شود محل اقدام و امضای معرفین و معتمد و مترجم رسمی و نماینده دادگاه و امین کجاست !
آیا هویت ایشان در اوراق سند منعکس شود یا فقط فیلد امضاء و اثر انگشت ایشان ظاهر باشد ؟
یا فقط در سند تنظیمی نوشته شود : این سند با حضور و امضای معرفین / معتمد / مترجم رسمی / امین / نماینده تنظیم گردیده است و حتی هویت ایشان نیز در سند نباشد !
زیرا این تکلیفی است که متوجه سردفتر و دفترخانه تنظیم کننده سند است و برای صاحب سند و دیگران که از آن استفاده می نمایند ، ضروری نیست .
قانون دفاتر اسناد رسمی و كانون سردفتران و دفترياران – تاریخ تصویب : 1354/04/25
ماده 18 - كليه اسناد در دفترخانه های اسناد رسمي و در اوراق مخصوصی كه از طرف سازمان ثبت اسناد و املاك كشور در اختيار دفترخانه قرار داده مي شود تنظيم و فقط در يك دفتر كه به نام دفتر سردفتر ناميده مي شود ثبت می گردد و ثبت سند به امضای اصحاب معامله و سردفتر و دفتريار خواهد رسيد مگر آن كه دفترخانه فاقد دفتريار باشد.
از جمله دفاتری که بموجب قانون کاداستر حذف خواهد شد (دفتر ثبت سند) یا دفتر جاری است .
ماده 19 - هر دفترخانه علاوه بر دفتر سردفتر كه يك نسخه است داراي دفاتر ديگر كه نوع و عنوان و تعداد و نحوه تنظيم و نگهداري آن طبق آيين نامه معين مي شود خواهد بود.
(ماده11: 1- یک نسخه دفتر ثبت اسناد که پلمب شده و اسناد در آن ثبت می شود.2- دفتر راهنما که متضمن اسامی متعاملین و نوع سند شماره و تاریخ سند خواهد بود.3- دفتر درآمد که به منظور ثبت کلیه وجوهی است که به منظور ثبت سند مقرر است که شماره قبض هزینه های مزبور در آن قید می شود. این دفتر از طرف سازمان ثبت پلمب خواهد شد.4- دفتر ثبت مکاتبات و تقاضانامه اجرایی و خلاصه معاملات5- دفتر ابوابجمعی قبوض سپرده و اوراق بهادار6- دفتر گواهی امضاء)
ماده 20 - دفتر گواهي امضا دفتری است كه منحصرا مخصوص تصديق امضا ذيل نوشته های عادی است و نوشته تصديق امضا شده با توجه به ماده 375 آيين دادرسي مدنی مسلم الصدور شناخته می شود. وزارت دادگستری آيين نامه لازم را برای گواهی امضاء تهيه و تصويب خواهد كرد.
از جمله دفاتری که بموجب قانون کاداستر حذف خواهد شد دفتر گواهی امضاء است .
همزمان با حذف دفتر گواهی امضاء ، استفاده از پد امضاء برای اخذ امضای الکترونیک از صاحبان امضاء ضروری است!
ماده 30- سردفتران و دفتریاران موظفند نسبت به تنظیم و ثبت اسناد مراجعین اقدام نمایند مگر آنكه مفاد و مدلول سند مخالف با قوانین مقررات موضوعه و نظم عمومی یا اخلاق حسنه باشد. كه در این صورت باید علت امتناع را حتماً به تقاضا كننده اعلام نماید.
یکی از فلسفه های وجودی دفتر اندیکاتور در دفترخانه ، مفهوم ماده ی فوق است که متقاضی نامه ای به دفترخانه تقدیم می کند و درخواست تنظیم سند یا ارائه ی خدمتی را دارد که دفترخانه قادر به انجام آن نیست !
در این موارد نامه ی متقاضی وارد دفتر اندیکاتور شده و مقابل آن پاسخ دفترخانه محتوی دلیل عدم انجام تقاضای او درج می شود.
ماده 31 - سردفتران و دفترياران نبايد اسنادي را كه مربوط به خود يا كساني كه تحت ولايت يا وصايت يا قيمومت آنها هستند و يا با آنها قرابت نسبي يا سببي تا درجه چهارم از طبقه سوم دارند يا در خدمت آنها هستند ثبت نمايند و در صورتي كه در محل دفترخانه ديگري نباشد سند با حضور دادستان شهرستان محلي كه دفترخانه در حوزه آن واقع است يا رييس دادگاه بخش يا نماينده آنها با توضيح مراتب ذيل آن در همان دفترخانه تنظيم و ثبت خواهد شد.
یکی از کاربردهای دفتر الکترونیک ، انعکاس توضیح مراتب بالا است که باید در فهرست موضوعی آن پیش بینی شود .
ماده 71 - محاكم دادگستری مكلفند در هر مورد كه رای بر بی اعتباری سندرسمی صادر می كنند مراتب را به سازمان ثبت اسناد و املاك كشور اعلام كنندهر گاه موضوع سندی كه ابطال شده ملك باشد مفاد حكم در ملاحظات ثبت دفتراسناد رسمی توسط سردفتر منعكس خواهد شد. ولي هر گونه اقدام نسبت به دفتراملاك و سند مالكيت موكول به صدور حكم نهايی و اعلام آن به سازمان ثبتاسناد و املاك كشور خواهد بود.
در صورتی كه بی اعتباری سند ناشی از تخلف سردفتر يا دفتريار از قوانين ومقررات باشد سازمان ثبت اسناد و املاك كشور جهت تعقيب انتظامی او اقدامخواهد كرد.
آئين نامه قانون دفاتر اسناد رسمی مصوب سال 1317 وزارت دادگستری
ماده 1. دفاتر اسناد رسمی بايد مجلد بوده وتمام صفحات آن را در بدو امر مدعی العموم بدايت محل يا نماينده او شماره گذارده به امضاء خود ممضی و به مهر پاركه مهر نمايد.
ماده 14. سردفتران حق ندارند دفاتر را از محل كار خود به منزل اصحاب معامله ببرند مگر آنكه محقق شود كسی كه می خواهد معامله نمايد مريض بوده كه در اين صورت بايد تنظيم سند و ثبت معامله با حضور نماينده مدعی العموم محل و در نقاطی كه دسترسی به مدعی العموم نباشد با حضور دو نفر از معتمدين محل به عمل آيد.
با حذف دفتر جاری و استفاده از دفتر الکترونیک چنانچه مقرر شود سندی را با حضور نماینده ی دادستان خارج از دفترخانه به امضای اصحاب سند برسانیم ، اطلاعات دو نفر معتمد مورد نظر باید در دفتر الکترونیک منعکس شود .
ماده 19. سند معامله بايد پس از تنظيم و ثبت در دفتر سردفتر و نماينده (چنانچه دارای نماينده باشد) و انجام سايرتشريفات به تصديق و امضاء اصحاب معامله برسد و متعاملين بايد در يك جلسه اسناد و دفاتر مربوطه را امضاء نمايند و در صورتی كه قبوض اقساطی هم ضميمه سند باشد قبوض مزبور را هم بايستی در همان جلسه كه اسناد و دفاتر امضاء می شود امضاء كند.
از موارد استفاده ی دفتر الکترونیک ، درج صدور قبض اقساطی با قید شماره و تحویل به ذینفع است .
ماده 20. سند ثبت شده در دفتر اسناد رسمی بايد به صاحب سند يا وكيل او تسليم و در دفتر مخصوصی رسيد گرفته شود.
از دفاتر موجود در دفترخانه ، دفتر رسید است که با حذف دفاتر ، باید در دفتر الکترونیک پیش بینی دفتر رسید برای تحویل سند به ذینفع شود .
ماده 23. دفاتر اسناد رسمی در مورد اقاله و فسخ معاملات بايد بطريق ذيل عمل كنند:
الف ـ در صورتی كه يكی از متعاملين بخواهد از حق خيار فسخ خود استفاده نمايد بايستی پس از احراز حق مزبور فسخ معامله در حاشيه سند و ثبت دفاترقيد شده و به امضاء كسی كه معامله را فسخ نموده برسد. سردفتر بايد امضاء شخص مزبور و وقوع فسخ را تصديق و امضاء نمايد و همين عمل را عيناً نماينده (چنانچه دفتر اسناد رسمی دارای نماينده باشد) بايد در دفتر خود بنمايد. در اين مورد زدن مهر باطل شد مورد نخواهد داشت.
ب- در صورتی كه طرفين برای اقاله به دفتر اسناد رسمی مراجعه كنند بايد پس از اقاله معامله در ستون ملاحظات دفتر سند معامله ابطال و مهر (باطل شد) روی سند و ثبت دفتر زده شود. در املاك چنانچه اقاله گردد خلاصه اقاله طبق خلاصه معاملات به دفتر ارسال گردد.
استفاده از خیار فسخ (فسخ سند) و اقاله اسناد باید در دفتر الکترونیک پیش بینی شود .
ماده 30. در مورد معاملات اقساطی بايد قبوض رسمی بعده اقساط صادر و شماره سند معامله و تاريخ تأديه در آن قيد شده به امضاء متعهد برسد. قبوض مزبور بدائن تسليم و تعداد شماره قبوض آن در ستون ملاحظات دفتر ذكر شده به امضاء متعهدله خواهد رسيد و در صورتی كه ضامن داشته باشد اسم ضامن در قبوض اقساطی قيد گرديده به امضاء ضامن برسد چنانچه قبوض اقساطی مربوط به اصل معاملات شرطی يا رهنی باشد بايد در قبوض مزبور رهنی و يا شرطی بودن معامله قيد شود.
ماده 120 ـ در مواردی که مالک به علت از بین رفتن یا گم شدن سند مالکیت ، تقاضای صدور المثنای سند مالکیت می‌نماید بایستی طریق از بین رفتن‌یا گم شدن سند را کتبا به اداره ثبت محل اعلام و استشهادیه ای (که نمونه آن را سازمان ثبت اسناد و املاک کشور چاپ نموده و دو برگ برای تنظیم وتکمیل به‌درخواست کننده داده میشود) ، مبنی بر شهادت و اظهار اطلاع حداقل سه نفر که هویت و امضای آنها به گواهی یک نفر از شهود مذکور رسیده‌و هویت و امضای نامبرده به گواهی نیروی انتظامی محل یا یکی از دفاتر اسناد رسمی رسیده باشد ضمیمه نماید. اداره ثبت پس از وصول درخواست نامه و برگ استشهاد باید نخست آن را ثبت و در دفتر املاک منعکس کند و سپس مراتب را طی بخشنامه ای به دفاتر اسناد رسمی اعلام کند و در محلهایی که از رایانه استفاده میشود صدور بخشنامه مزبور ضرورت نداشته و بایستی موضوع را به متصدی رایانه ابلاغ نمایند و پس از آن به هزینه درخواست کننده مراتب را یک نوبت در یکی از روزنامه های کثیرالانتشار یا یکی از روزنامه هایی که آگهی‌های ثبتی در آن درج میشود آگهی کند. درصورتی که تا ده روز از تاریخ انتشار آگهی ، اعتراضی نرسیده یا در صورت اعتراض اصل سند مالکیت یا سند معامله ارایه نشده باشد اداره ثبت اقدام به‌صدور المثنی سند مالکیت خواهد نمود و در مواردی هم که مندرجات صفحه یا صفحات سند مالکیت مفقود گردیده می‌بایست المثنی صادر گردد.سند مالکیت المثنی حاوی کلیه مندرجات سند مفقودی است. (ذکر اسناد شرطی و رهنی که فسخ و یا فک شده ضرورتی ندارد)
در آگهی که در روزنامه منتشر میشود باید مطالب زیر قید شود:
1 ـ نام و نام خانوادگی مالک.
2 ـ شماره پلاک و بخش و محل وقوع ملک.
3 ـ خلاصه ادعای از بین رفتن یا گم شدن سند مالکیت.
4 ـ معاملاتی که به حکایت سوابق ثبتی و اظهار مالک مستند به سند رسمی در سند مالکیت نوشته شده است.
5 ـ تذکر به این که هر کس نسبت به ملک مورد آگهی معامله ای کرده که در قسمت 4 ذکر نشده یا مدعی وجود سند مالکیت نزد خود می‌باشد ، باید تا ده روز پس از انتشار آگهی به ثبت محل مراجعه و اعتراض خود را ضمن ارایه اصل سند مالکیت یا سند معامله تسلیم نماید. و اگر ظرف مهلت مقرر اعتراضی نرسد و یا در صورت اعتراض اصل سند مالکیت یا سند معامله ارایه نشود اداره ثبت المثنای سند مالکیت را طبق مقررات صادر و به متقاضی تسلیم خواهد کرد. (در صورت ارایه سند مالکیت یا سند معامله ، صورتمجلس مبنی بر وجود آن نزد معترض در دو نسخه تنظیم و یک نسخه آن به‌متقاضی المثنی تسلیم و اصل سند به ارایه دهنده مسترد میشود).
در صورتی که در آگهی مذکور اشتباهی رخ دهد تشخیص اشتباه و صدور دستور رفع اشتباه به عهده مسئول اداره کل ثبت اسناد و املاک استان مربوط خواهد بود.( اصلاحی 1380/11/08 )
تبصره 1 ـ اداره ثبت مکلف است هنگام صدور المثنی سند مالکیت ، مراتب را به دفاتر حوزه خود کتبا اعلام و متذکر شود که هر موقع نسبت به پلاک موضوع المثنی سند مالکیت بخواهند هرگونه سند معامله‌ای تنظیم نمایند (اعم از این که به استناد اصل سند مالکیت باشد یا المثنی) جریان ثبتی ملک را استعلام و سپس در صورت نبودن مانع اقدام به تنظیم و ثبت معامله کنند. هریک از دفترخانه ها مکلفند دفتری برای ثبت شماره پلاک این قبیل املاک داشته باشند که در موقع تنظیم اسناد به آن مراجعه نموده و در صورتی که مورد معامله از املاکی باشد که نسبت به آن سند مالکیت المثنی صادر شده باید قبلا جریان ثبتی ملک را استعلام و در صورت نبودن مانعی اقدام به تنظیم سند بنمایند و در محلهایی که از رایانه استفاده میشود نیاز به اعلام موضوع به دفاتر اسناد رسمی نمی‌باشد ولی دفاتر با توجه به سند مالکیت المثنی در موقع انجام معامله باید جریان ثبتی را استعلام و سپس در صورت نبودن مانع اقدام به تنظیم و ثبت معامله نمایند. تخلف از رعایت دستور فوق مستلزم کیفر درجه سه به بالا مقرر در ماده 38 قانون دفاتر اسناد رسمی است.( اصلاحی 1380/11/08 )
دفتر بازداشتی پلاک ثبتی و ابطال سند مالکیت اولیه و صدور سند المثنی – که علیرغم پاسخ استعلام ثبت – هم اکنون نیز از وظایف دفترخانه می باشد ، در جریان حذف دفاتر و الکترونیکی شدن آنها ، باید پیش بینی شود یا تکلیف نگهداری آنها از دوش دفاتر اسناد رسمی برداشته شود .
آئین نامه اجرای مفاد اسناد رسمی لازم الاجراء و طرز رسیدگی به شکایت از عملیات اجرائی سازمان ثبت اسناد و املاک کشور - شماره 1/87/5556مورخ 1387/06/19
ماده16ـ در کلیه اسناد رسمی بایستی اقامتگاه متعاملین به طور وضوح در سند قید شود.
اقامتگاه متعاملین همان است که در سند قید شده و مادام که تغییر اقامتگاه خود راقبل از صدور اجرائیه به دفترخانه و قبل از ابلاغ به اجرا با نشانی صحیح با ذکر نامخیابان و کوچه و شماره پلاک شهرداری محل اقامت اعم از خانه، مغازه، محل کار و غیرهکه بتوان اجرائیه را به آنجا ابلاغ کرد، اطلاع ندهند کلیه برگهای اجرائیه ـاخطاریه‌های اجرائی به محلی که در سند قید شده ابلاغ میشود و متعهد نمی‌تواند بهعذر عدم اطلاع، متعذر گردد. دفاتر اسناد رسمی و ازدواج و طلاق مکلفند پس از صدوراجرائیه مراتب را به آخرین نشانی متعهد از طریق پست سفارشی به او اطلاع دهند وبرگ‌های اجرائیه را به ضمیمه قبض پست سفارشی با سایر مدارک جهت تشکیل پرونده وابلاغ اجرائیه و عملیات اجرائی به ثبت محل در قبال اخذ رسید تحویل دهند.
تغییر آدرس متعاملین که پس از تنظیم سند به دفترخانه کتباً اعلام می کنند باید توسط سردفتر در ملاحظات ثبت مربوطه قید شود.
ماده108ـ در معاملات رهنی و یا با حق استرداد و وثایق حُسن انجام خدماتمعامله‌کننده می‌تواند با قید حق بستانکار مقدم و ذکر تاریخ انقضای سند مقدم موردمعامله را برای وام‌های دیگر وثیقه یا تأمین دهد در صورت فک معامله مقدم، تمام مالمورد معامله در وثیقه بستانکاران بعدی به ترتیب تقدم قرار می‌گیرد، معاملات بعدیباید در همان دفترخانه تنظیم‌کننده سند مقدم واقع شود، سر دفتر مکلف است وقوع معامله مؤخر را با ذکر مشخصات کامل بستانکار معامله مازاد در ملاحظات ثبت سند مقدمنیز قید کند، دارنده حق استرداد اعم از بدهکار اصلی یا منتقل‌الیه می‌تواند با قیدحق بستانکار یا بستانکاران و ذکر تاریخ انقضاء مدت حق استرداد خود را واگذار کنددر این صورت اجرائیه و عملیات اجرائی باید علیه آخرین منتقل‌الیه صادر و تعقیبگردد مگر اینکه مرتهن از رهن رجوع کند یا از مندرجات سند رهنی و یا سند رسمی دیگر،دفترخانه احراز کند که مقرر بین طرفین این بوده که مرتهن برای وصول طلب خوداجرائیه علیه راهن صادر کند نه منتقل‌الیه، مثل اینکه در سند رهنی شرط شود که راهنحق صلح حقوق و یا واگذاری حق استرداد را ندارد که در این قبیل موارد واگذاری حقاسترداد به غیر نسبت به مرتهن مؤثر نبوده و اجرائیه علیه بدهکار اصلی و در صورتفوت علیه قائم‌مقام او صادر و تعقیب خواهد شد.
یکی از موارد استفاده از ملاحظات دفتر درج مراتب رجوع مرتهن از مورد رهن است .
تبصره ـ تنظیم هر نوع سند بین بدهکار و یک و یا چند نفر از بستانکاران که موجب شودمدت سند تمدید گردد و یا مبلغ موضوع سند افزایش یابد بدون موافقت بقیه بستانکارانبعدی ممنوع بوده و قابل ترتیب اثر نمی‌باشد.
هریک از موارد تمدید مدت یا فسخ سند یا افزایش مبلغ باید در ستون ملاحظات ثبت مربوطه درج گردد .
ماده109ـ بستانکار معامله مؤخر می‌تواند پس از انقضای مدت سند مقدم کلیه بدهیموضوع سند مقدم را قبل از صدور اجرائیه سند مذکور پرداخت یا ایداع نماید نحوهپرداخت یا سپردن وجه و صدور گواهی و انعکاس مراتب در پرونده ثبتی ملک به شرح مندرجدر ماده 146 این آئین‌نامه می‌باشد و دفتر تنظیم‌کننده سند، وثیقه بودن مال را درازاء طلب بستانکار بابت معامله مؤخر و وجوه پرداختی بابت طلب بستانکار مقدم دردفتر قید می‌نماید در این صورت صدور اجرائیه به مأخذ هر دو طلب و متفرعات آن خواهدبود.
ماده112ـ مرتهن می‌تواند مادام که دین بر ذمه راهن باقی است از رهینه اعراض کندهرگاه اعراض قبل از صدور اجرائیه باشد باید مرتهن در دفتر اسناد رسمی مربوطه حاضرشود و با ذکر توضیح در ملاحظات ثبت سند مراتب قید و به امضاء او برسد، در این صورتبا توضیح موضوع اعراض اجرائیه صادر خواهد شد. اگر پس از صدور اجرائیه رهنی اعراضبه عمل آید باید مراتب کتباً به اجراء اعلام و رئیس اجراء پس از احراز صحت انتسابتقاضانامه مذکور موضوع را به متعهد ابلاغ کرده و برابر مقررات اسناد ذمه‌ای عملبنماید.
تبصره ـ با تنظیم صورتمجلس مزایده حق اعراض از رهن از مرتهن ساقط می‌گردد.
ماده114ـ در صورتی که مازاد مال مورد وثیقه از طریق اجرای ثبت یا مراجع صالحقانونی دیگر بازداشت شود به مجرد وصول دستور بازداشت باید مراتب در دفتر بازداشتیثبت شود و بازداشت به مجرد ابلاغ به مدیون یا ثبت مفاد آن در دفتر بازداشتی تحققخواهد یافت و هرگاه معامله‌ای که مازاد آن بازداشت شده فسخ شود خود به خود بازداشتمازاد به اصل تبدیل خواهدشد، در هرحال مفاد بازداشت باید بلافاصله به دفترتنظیم‌کننده سند ابلاغ و دفتر مزبور مکلف است مفاد آن را در ملاحظات ثبت معاملهقید کرده و اگر سند معامله به صدور اجرائیه منتهی شده باشد مراتب را به اجراءمربوط اعلام دارد.
ماده154ـ اداره ثبت محل در موقع تخلیه عین مستاجره و همچنین ختم پرونده‌های اجرائیباید مراتب تخلیه و ختم پرونده را به دفاتر اسناد رسمی مربوطه اعلام دارند که درستون ملاحظات ثبت دفتر قید و اقدام لازم معمول گردد.
مجموعه بخشنامه های ثبتی
دفتر ثبت اسامی اشخاص ممنوع المعامله و املاك بازداشت شده و مشمول بند ز
بند 17- دفاتر اسنادرسمی باید دفتری جهت ثبت اسامی اشخاص ممنوع المعامله و املاك بازداشت شده و اراضی مشمول بند ز ماده واحده لایحه قانونی اراضی دولت و شهرداریها و نظائر آنها داشته باشند و كلیه بخشنامه ها ی مربوطه را درآن ثبت نموده و قبل از رفع بازداشت و ممنوعیت از طرف مرجع ذیصلاحیت از ثبت هرگونه سند در موارد فوق الذكر خودداری نمایند.
با مکانیزه شدن اطلاعات و کنترل اتوماتیک اسامی ممنوع المعامله توسط سامانه ی ثبت الکترونیک اسناد و همزمان با حذف دفاتر به موجب قانون کاداستر ، تکلیف نگهداری این دفتر باید از دوش دفاتر اسناد رسمی برداشته شود .
اصلاحی بند 32 مجموعه بخشنامه های تا آخر سال 49
صدور اجرائیه بعد از صدور حكم قطعی تعدیلی
بند 47-در اجرای مدلول مقررات قانون جدید روابط موجر و مستاجر مصوب مرداد ماه سال 1356 مقتضی است به كلیه واحدهای ثبتی و دفاتر اسناد رسمی واقع در حوزه تابعه ابلاغ فرمایند هرگاه حكم قطعی بر تعدیل اجاره بها دائر به افزایش آن را محاكم دادگستری صادر و مورد مسبوق به تنظیم اجاره نامه رسمی بین طرفین باشد، نظر به اینكه حكم صادره قانوناً جایگزین توافق طرفین بوده و به منزله تصریح در سند اجاره تلقی می گردد، لذا در مواردی كه حكم مزبور به ضمیمه گواهی ابلاغ آن به مستاجر از طرف موجر به دفتر اسناد رسمی تنظیم كننده سند اجاره ابراز و تقاضای صدور اخطاریه ده روزه برای پرداخت ما به التفات اجاره بها شود، قبول این در خواست و ارسال اخطاریه به مستاجر و متعاقب آن صدور اجرائیه علیه مستاجر به پرداخت آن از تاریخ ابلاغ حكم قطعی به بعد خالی از ایراد قانونی بوده و دفاتر اسناد رسمی و مراجع اجرای ثبت مكلف به انجام این درخواست می باشند.
یکی از موارد استفاده از دفتر الکترونیک ، درج مراتب صدور حکم قطعی تعدیل اجاره بها دائر به افزایش اجاره بها می باشد.
اصلاحی بخشنامه شماره 2/9733 - 1356/01/10 .
تعیین تكلیف تحویل ملك مورد معامله
بند65- در اسناد معاملات قطعی و اجاره نامه باید تكلیف تحویل ملك روشن شده و در صورت تعهد فروشنده یا موجر به تحویل, قبض رسمی صادر و به خریدار و مستاجر تسلیم و در حاشیه ثبت دفتر رسید اخذ شود و نیز در اجاره نامه ها تكلیف خودداری موجر از تحویل گرفتن مورد اجاره نیز تعیین شود در هر حال اگر ملك ثبت نشده باشد ذینفع باید در باب تحویل و تخلیه به دادگاه صالح رجوع نماید.
منبعد باید مراحل صدور قبض اقساطی ، پس از تنظیم سند ، اتوماتیک توسط سامانه ثبت الکترونیک اسناد انجام شود و همزمان مراتب در دفتر الکترونیک درج گردد . و نیز باید این امکان در فهرست عملیات دفتر الکترونیک نیز اضافه شود .
اصلاحی بند پنجاه و چهار مجموعه بخشنامه های تا آخر سال 49
فسخ سند با اقرارنامه و بدون اقرارنامه
بند 66- در مواردیكه طرفین سند بخواهند بموجب اقرانامه آن را در دفتر دیگری فسخ نمایند آقایان سردفتران مكلفد مراتب را از دفترخانه تنظیم كننده سند تحقیق نمایند چنانچه اجرائیه صادر شده باشد پس از استعلام از اداره اجراء مبادرت به ثبت سند نموده رونوشت اداری اقرانامه را بدفتر خانه مربوطه ارسال دارند تا در ستون ملاحظات ثبت دفتر قید نمایند و نیز در مواردیكه طرفین سندی كه نسبت به آن اجرائیه صادر شده یا یكی از آنها بخواهند طبق مقررات آن را در دفتر تنظیم كننده سند فسخ نمایند باید قبلاً نظر اجراء استعلام و سپس در حدود مقررات اقدام به فسخ شود.
با حذف دفتر جاری و استفاده از دفتر الکترونیک ، قید مراتب بالا باید در دفتر الکترونیک صورت پذیرد . ضمنا قدیمی بودن قانون را می شود از عبارت "آقایان سردفتران" فهمید . در حالیکه جمعیت قابل توجهی از سردفتران را خانم ها تشکیل داده اند !
اصلاحی بند پنجاه و سه مجموعه بخشنامه های تا آخر سال 49
فسخ معاملات
بند75- فسخ معاملات باید پس از ثبت در ردیف دفتر جاری طبق ماده 42 قانون مالیاتهای مستقیم و اخذ امضاء از فسخ كننده و اخبار در ستون ملاحظات ثبت مربوطه در دفتر سردفتر و در ستون انتقالات سند مالكیت هم ثبت شده و بامضاء فسخ كننده و سردفتر برسد و اطلاع نامه فسخ ظرف پنج روز به اداره ثبت محل تحویل گردد و اگر فسخ نسبت به قسمتی از مورد معامله و ثمن باشد نیز اطلاعنامه حاكی از موضوع را ظرف مدت مذكور تحویل نمایند.
قید مراتب فسخ سند که سابق بر این در ملاحظات دفتر جاری درج می شد ، از مواردی است که در دفتر الکترونیک باید دیده شود .
اصلاحی بند بیست و نه مجموعه بخشنامه های تاآخر سال 49
امضاء ثبت و قباله در مورد نكاح با اجازه ولي
بند 157ـ در مواردی كه اجازه ولی زوجه ضرورت دارد، بايستی ولی زوجه ثبت دفتر و قباله ازدواج را امضاء نمايد.
بند 198 مجموعه بخشنامه‌های تا آخر سال 49
کد 695 مجموعه بخشنامه های ثبتی : تنظیم سند برای شخص فاقد هردو دست وهر دو پا با استفاده از مهر مشارالیه با حضور و امضاء دو نفر معتمد که گواه امر باشند اشکالی ندارد .
در حال حاضر تمهیداتی برای اخذ اثر انگشت پا در دفترخانه پیش بینی نشده است ، که ضرورت دارد با توجه به اینکه جمهوری اسلامی ایران ، جنگ تحمیلی هشت ساله را پشت سر گذاشته و تعداد زیادی جانبار فاقد دست یا پا یا هر دوی آنها و نابینا ، علاوه بر معلولین جسمی دارد ، فصل کاملی در این خصوص تعریف و پیاده سازی شود و ضمنا امکان استفاده از مهر ، که در متن بخشنامه به آن اشاره شده است ، وجود ندارد .
پیشنهاد می شود به منظور جلوگیری از اعمال رویه های مختلف و بروز ابتکارات فردی ، در آئین نامه ترتیب انگشتان هر دو دست و بعد از آن ، هر دو پا ، و در صورت فقدان آنها ، استفاده از مهر و معتمد پیش بینی شود .
نظر اینجانب این است که این دسته از مراجعین به ادارات کل ثبت هر استان هدایت شوند و برای استفاده از مهر و معتمد ، گواهی کتبی دریافت کنند .
كد652 مجموعه بخشنامه های ثبتی : در اجرای ماده118 آيين نامه اجرای مفاد اسناد رسمی تا اصلاح ماده مزبور مقرر مي گردد: 1-چنانچه دفترخانه ای به هر علت تعطيل بوده و كفيل حق تنظيم سند جديد در دفتر مكفول عنه را نداشته باشد سند متمم در دفتر سردفتر كفيل ثبت و مراتب توسط سردفتر كفيل در حاشيه ملاحظات ثبت سند اوليه در دفتر مكفول عنه قيد و امضاء می گردد... .
مورد بالا نیز از تکالیف دفتر الکترونیک است !
استعفاء به نفع دیگری
بند 22- استعفاء سردفتران و دفتریاران بنفع دیگری فقط در نفس استعفاء مؤثر است.
اصلاحی بند 179 مجموعه بخشنامه های ثبتی تا آخر سال 49
بند 224- در آگهی های مزایده و همچنین بخش بازداشت املاك باید میزان طلب بستانكار یا مبلغی كه مزایده از آن شروع میشود و شماره پلاك ملك در مورد بازداشت یا مزایده تمام حروف نوشته شود تا هنگام ثبت بازداشت نامه یا چاپ آگهی در روزنامه اشتباهی رخ ندهد. تخلف موجب تعقیب اداری است.
در موارد بالا ( بازداشت املاک و یا اتومبیل و نیز مفاد نامه هایی که در این خصوص به دفترخانه ارسال می شود و حاوی اطلاعاتی بوده است ) ، در حاشیه ثبت سند منعکس می شده ، که ضرورت دارد با حذف دفتر جاری و استفاده از دفتر الکترونیک ، امکان درج اطلاعات برای دفترخانه فراهم شود .
قانون جامع حدنگار (کاداستر) کشور - مصوب ۱۲ بهمن ۱۳۹۳ مجلس شورای اسلامیمنتشر شده در روزنامه رسمی ۲۳ اسفند ۱۳۹۳
ماده ۷- سازمان مکلف است دفاتر موضوع قانون ثبت اسناد و املاک و قانون دفاتر اسناد رسمی و مقررات مرتبط با آنها را به صورت الکترونیک و به نحوی که صحت، تمامیت، اعتبار و انکارناپذیری آن تأمین شده باشد؛ در زیرمجموعه مرکز داده ها، نظام جامع و سامانه های مرتبط، ساماندهی و ایجاد کند. همچنین سازمان مکلف است امکان اتصال دفاتر اسناد رسمی به سامانه های مرتبط مذکور و بهره برداری از آنها را به نحوی که امکان ثبت برخط (آن لاین) اسناد و معاملات و پاسخ آنی و الکترونیک به استعلامات ثبتی ایجاد شود؛ فراهم کند. با ایجاد دفاتر الکترونیک مذکور، ثبت در دفاتر دست نویس منتفی و دفاتر الکترونیک جایگزین دفاتر موجود می شود.
مستند حذف دفاتر از دفاتر اسناد رسمی و استفاده از دفتر الکترونیک!
تبصره ۱- سازمان مکلف است در راستای الکترونیک کردن دفتر ثبت اسناد رسمی، به نحوی برنامه ریزی کند که دفاتر اسناد رسمی، نسخه الکترونیک پشتیبان و غیرقابل تغییر کلیه اسنادی را که به وسیله سردفتر از طریق سامانه الکترونیک سازمان تنظیم می شود؛ بایگانی کنند. همچنین دفاتر اسناد رسمی مکلفند از کلیه اسنادی که در سامانه الکترونیک سازمان تنظیم می شود نسخه ای چاپی با امضای شخص یا اشخاص ذی ربط به عنوان پشتیبان تهیه و بایگانی کنند.
امضای فیزیکی اصحاب سند با حذف دفاتر از بین نرفته و کماکان دفاتر اسناد رسمی موظفند امضای صاحبان سند را در ذیل نسخه ی الکترونیکی پشتیبان اخذ کنند.
تبصره ۲- ادارات ثبت اسناد و املاک مکلفند نسخه چاپ شده اسناد مالکیت حدنگار صادرشده را به عنوان پشتیبان نگهداری نمایند.
و اما سئوالاتی که در طول ماه های گذشته بارها و بارها توسط همکاران مطرح شده و نیازمند پاسخ کارشناسانه ی سردفتران و اقدام مدبرانه ی طراحان سامانه ی ثبت الکترونیک اسناد می باشد، عبارتند از:
1- زمان اخذ اثر انگشت از اصحاب سند و چاپ یا عدم چاپ اثر انگشت در سند؟
پاسخ – با توجه به پیشنهادات ارائه شده ، برای اخذ اثر انگشت دو مرحله وجود دارد:
الف – قبل از چاپ نهایی سند
ب – بعد از چاپ نهایی سند
دسته ی اول که مدافعان اخذ اثر انگشت قبل از چاپ نهایی سند هستند، اعتقاد دارند بدینوسیله حضور همزمان اصحاب سند را تضمین نموده و از تنظیم اسناد سفید امضاء جلوگیری می کنند.
دسته ی دوم که اعتقاد به اخذ اثر انگشت بعد از چاپ نهایی سند دارند بر این باورند که با توجه به تعداد طرفین یک سند که می تواند بالغ بر بیست نفر باشد و همزمانی تنظیم و امضای این سند با سایر امور دفترخانه، اقتضاء می کند که چاپ نهایی سند، مستلزم حضور تمام افراد آن در دفترخانه نباشد و بتوانیم سند را پس از اخذ شناسه یکتا چاپ کرده و هریک از اصحاب سند آن را امضاء نموده و اثر انگشت خود را داده و از دفتر خارج شود.
اینجانب که از طرفداران اخذ اثر انگشت پس از چاپ نهایی سند می باشم ، بطور کلی اعتقاد دارم استفاده از سامانه ی ثبت الکترونیک اسناد، به عنوان یک ابزار کنترلی ، می تواند به شدت آن را از مسیر طبیعی منحرف کرده و باعث شود تخلفات انجام شده احتمالی در آینده، به ضعف سیستم منتسب گردد.
سامانه ی ثبت الکترونیک اسناد مانند شاهراهی است که امروزِ اسناد سنتی ایران را به فردای اسناد الکترونیک جهانی می رساند و چنانچه با رعایت مقررات و با سرعت مطمئنه در آن حرکت کنیم، هیچ خطری ما را تهدید نمی کند. طبیعی است بازرسی آنلاین و ثبت زمان وقوع اقدامات دفترخانه در سامانه، به مثابه حضور پلیس و استفاده از دوربین در مسیر این شاهراه است.
نسبت به چاپ اثر انگشت اصحاب سند روی ورقه نیز به دو دلیل آن را جایز نمی دانم:
الف- شلوغ شدن سند و تداخل امضاء و اثر انگشت صاحبان آن ، در صورتی که بیش از یک نفر باشند.
ب- امکان سوء استفاده از آثار انگشت ماخوذه که با کیفیت بالا روی اوراق چاپ می شود، توسط جاعلین.
2- زمان اختصاص شماره ترتیب ثبت در دفتر و چاپ یا عدم چاپ آن در سند؟
پاسخ – با توجه به طولانی بودن شماره شناسه یکتا و امکان تکرار آن در آغاز هرسال جدید و ضرورت استفاده از شماره ای خاص برای بایگانی اسناد دفترخانه، بهترین روش حفظ شماره ی ترتیب اسناد هر دفتر است که هم ضامن نظم پیشین و هم نشاندهنده ی میزان فعالیت دفترخانه در طول عمر خود می باشد و با توضیحاتی که در پاسخ سوال اول داده شد، زمان مناسب برای اختصاص شماره ترتیب، به وقت اخذ شناسه یکتا می باشد.
توضیح : در تاریخ 24 بهمن 1393 مطلبی در سایت بنچاق به نشانی : www.bonchaagh.ir منتشر شد تحت عنوان "پروژه ی حذف دفاتر جاری کلید خورد !" که تا این لحظه 15777 بار بازدید شده است و همکاران سخت کوش من از اقصی نقاط کشور ، ایرادات و پیشنهادات و نقطه نظرات خود را در این خصوص ، ذیل آن نوشته اند که می تواند برای مسئولین طرح ، بسیار راهگشا باشد .
مطلب بالا را می توانید در این نشانی بخوانید .
در خاتمه جا دارد به سهم خود از مدیریت موفق و توانمند ریاست محترم سازمان ثبت اسناد و املاک کشور ، جناب آقای دکتر احمد تویسرکانی و معاونین و مشاورین عالیقدر ایشان جنابان آقایان دکتر محمد مهدی انجم شعاع ، مهندس بردیا صدر نوری ، هاشم کارگر و تیم مهندسی آقایان علی فراهانی و سید مهدی نقوی و سایر دست اندرکاران طرح عظیم ملی "ثبت الکترونیک اسناد" و ریاست محترم کانون سردفتران و دفتریاران ، جناب آقای محمد رضا دشتی اردکانی و جامعه ی مجازی دفاتر اسناد رسمی ، تشکر و قدردانی کنم و به همکاران خوبم در سراسر کشور خسته نباشید و خدا قوت بگویم که مجموعا و دست در دست ، با پشتکار و همدلی توانستند این اتفاق بزرگ را به نام خود در تاریخ ثبت و دفاتر اسناد رسمی ثبت کنند .
و من الله التوفیق
فرامرز جمشیدی