مدل کلان ایجاد دفتر الکترونیک سردفتر رونمایی شد !
بالاخره در تاریخ 1394/11/26 و در حضور ریاست محترم سازمان ثبت اسناد و املاک کشور ، جناب آقای دکتر احمد تویسرکانی و معاونین و مقامات عالیرتبه ی سازمان و اعضای هیات مدیره کانون سردفتران و دفتریاران و اعضای کارگروه ثبت الکترونیک اسناد ، مدل کلان ایجاد دفتر الکترونیک سردفتر رونمایی شد و آینده ی دفاتر اسناد رسمی ، بدون دفتر جاری و ثبت سند ، ترسیم گردید .
برای دانلود فایل پی دی اف (P.D.F) مطلب حاضر ، اینجا کلیک کنید .
به نام خدا
مدل کلان ایجاد دفتر الکترونیک سردفتر رونمایی شد !
بالاخره در تاریخ 1394/11/26 و در حضور ریاست محترم سازمان ثبت اسناد و املاک کشور ، جناب آقای دکتر احمد تویسرکانی و معاونین و مقامات عالیرتبه ی سازمان و اعضای هیات مدیره کانون سردفتران و دفتریاران و اعضای کارگروه ثبت الکترونیک اسناد ، مدل کلان ایجاد دفتر الکترونیک سردفتر رونمایی شد و آینده ی دفاتر اسناد رسمی ، بدون دفتر جاری و ثبت سند ، ترسیم گردید .
از آنجا که در این جلسه مقرر گردید از اول سال 1395 ، دفتر الکترونیک مورد بهره برداری قرار گیرد ، لذا موضوع این نوشتار ، با استفاده از تصاویر ، آشناسازی همکاران سردفتر و دفتریار و کارکنان دفاتر اسناد رسمی با دفتر الکترونیک و نحوه ی عمل با آن است . امیدوارم مورد توجه و مفید فایده قرار گیرد .
توجه داشته باشید مدل ارائه شده همزمان دارای ویژگی های "تسهیل کننده" و "بازدارنده" می باشد !
تسهیل کننده از این جهت که اختیار و ابتکار عمل سردفتر را از او سلب نمی کند ! و
بازدارنده از آن رو که امکان سوء استفاده و بهره برداری ناصواب از سامانه را محدود کرده است !
از همکاران محترم تقاضا می کنم با توجه به اینکه از زمان حذف دفتر جاری و استفاده از دفتر الکترونیک ، نحوه ی عمل با سامانه دچار تغییرات اساسی شده است ، متن این مقاله را با استفاده از تصاویر ، مورد دقت قرار دهند تا در وقت مقرر ، کمتر دچار مشکل شوند !
تنظیم سند و تهیه پیش نویس : این مرحله در مدل کلان ارائه شده دیده نمی شود ! لکن بعد از اینکه سند تنظیم شد ، از آن پیش نویسی تهیه می شود که اصحاب سند آن را می خوانند و امضاء می کنند و بعد به مرحله تنظیم سند و پرداخت هزینه می رسیم .
تنظیم سند و پرداخت هزینه : در این مرحله هزینه های سند پرداخت می شود و در حالی که هنوز شناسه یکتا اخذ نشده و نسخه ی نهایی سند چاپ نگردیده ، به مرحله اخذ اولین اثر انگشت می رسیم .
اخذ اولین اثر انگشت : در این مرحله هر یک از اصحاب سند که حضور داشت ، در حالیکه پیش نویس را خوانده و امضاء کرده ، اثر انگشت خود را به اسکنر می دهد . اثر انگشت این شخص در سامانه ضبط می شود . پس از اخذ اولین اثر انگشت ، درخواست شناسه و چاپ نسخه پشتیبان دفترخانه که حاوی اطلاعات مترجم ، معرف ، معتمد و ... است ، صورت می گیرد .
درخواست شناسه و چاپ نسخه پشتیبان دفترخانه ( حاوی اطلاعات مترجم ، معرف ، معتمد و ... ) : در این مرحله و پس از اخذ اولین اثر انگشت از اصحاب سند ، با استفاده از توکن سردفتر ، شناسه یکتا به سند تخصیص می یابد و نسخه پشتیبان دفترخانه چاپ می شود . این نسخه دارای شناسه یکتا و اطلاعات مترجم و معرف و معتمد و ... " حسب مورد " می باشد .
امضاء توسط اصحاب سند : نسخه پشتیبان تهیه شده به امضای فردی که اثر انگشت خود را به اسکنر داده ، می رسد . وقتی باقیمانده اصحاب سند ، نسخه پشتیبان را مطالعه می کنند ، دو فرض پیش می آید !
-1- آنرا تایید نمی کنند ! در این حالت ، سند تنظیمی نیازمند اصلاح است . شناسه یکتا را باطل می کنیم و با ایجاد پرونده جدید ، سند را دوباره تنظیم می کنیم و بر می گردیم از مرحله تنظیم سند و پرداخت هزینه ، مسیر را ادامه می دهیم .
-2- آنرا تایید می کنند و نسخه پشتیبان را امضاء می کنند . در این حالت ، آثار انگشت بقیه اصحاب سند اخذ می شود .
اخذ آثار انگشت بقیه اصحاب سند : افرادی که نسخه پشتیبان را امضاء کرده اند ، آثار انگشت خود را نیز به اسکنر می دهند . با فرض اینکه تمام افراد ، نسخه پشتیبان را امضاء کرده اند و آثار انگشت خود را نیز به سامانه داده اند ، به مرحله امضای الکترونیک دفتریار می رسیم .
امضای الکترونیک دفتریار : پدیده نوظهور امضای الکترونیک دفتریار که از ملزومات دفتر الکترونیک است ، قبل از تائید نهایی سند ، جایگاه خود را یافته است .
در این مرحله ، دفتریار ، توکن خود را به سیستم وصل می کند تا سردفتر بتواند سند تنظیمی که نسخه ی پشتیبان آن به امضای اصحاب سند رسیده و تمام ایشان آثار انگشت خود را از طریق اسکنر به سیستم داده اند ، تائید نهایی کند .
ذکر این نکته ضروری است که تا قبل از پایان سال جاری ، سازمان ثبت اسناد و املاک کشور باید دسترسی دفاتر RA را برای صدور توکن دفتریار ، فراهم کنند تا فرصت کافی برای تهیه زیرساخت دفتر الکترونیک باشد !
درج توضیحات و امضای الکترونیک سردفتر ( تائید نهایی سند ) : پس از طی مراحل بالا و با تخصیص شماره ترتیب به سند ، سردفتر ، سند را تائید نهایی می کند و به این ترتیب ، سند در دفتر الکترونیک به ثبت می رسد .
ثبت در دفتر الکترونیک : پس از تخصیص شماره ترتیب به سند ، سیستم نسبت به وجود معرف ، مترجم ، معتمد ، نماینده دادستان در سند پرسش می کند که چنانچه پاسخ خیر باشد ، سند در دفتر الکترونیک ثبت می شود و اگر جواب ، بلی باشد ، توضیحات مربوط به اشخاص معرف و مترجم و معتمد و نماینده دادستان نیز در دفتر الکترونیک به ثبت می رسد و نهایتا به مرحله چاپ سند می رسیم .
چاپ سند و تحویل به اصحاب سند ( با امضای دفتریار ، سردفتر و مهر دفترخانه ) : با اتمام عملیات فوق الذکر که صرفنظر از توضیحات مفصل این نوشتار ، بسیار کوتاه و ساده است ، سند چاپ می شود و به اصحاب آن تقدیم می گردد .
همانطور که در شرح این مرحله مشاهده می کنید ، این سند فاقد امضای متعاملین و اصحاب سند خواهد بود و فقط به امضای سردفتر و دفتریار و مهر دفترخانه می رسد . لکن نکته ی مهم و قابل توجه برای همکاران این است که آثار انگشت ماخوذه از افراد ، روی این برگ منقوش است !!!
دفتر الکترونیک به اقتباس از دفتر جاری ، ستون ملاحظات هم دارد و تمام اقداماتی که به صورت سند تبعی یا خدمت تبعی و یا شرحی در ملاحظات صورت گیرد ، به صورت خودکار در ستون ملاحظات دفتر الکترونیک ثبت می شود .
در خاتمه ، از همکاران محترم خود تقاضا دارم با توجه به جمله ی (( توجه داشته باشید مدل ارائه شده همزمان دارای ویژگی های "تسهیل کننده" و "بازدارنده" می باشد ! )) که در آغاز این نوشتار آورده بودم ، موارد تسهیل کننده و بازدارنده این مدل را ذیل همین پست بنویسند .
و من الله التوفیق
فرامرز جمشیدی