فرایند ارائه ی خدمات ثبتی به مردم کوتاه شده است
رییس سازمان ثبت اسناد و املاک کشور گفت: در سه ماهه نخست امسال، 749 هزار و 959 پاسخ به استعلام الکترونیک در سامانه استعلام الکترونیک این سازمان صادر شده است.
«احمد تویسرکانی» در گفت‌وگو با «حمایت» با اعلام این خبر اظهار کرد: در این مدت همچنین 601 هزار و 835 خلاصه معامله در دفاتر اسناد رسمی سراسر کشور به ثبت رسیده که 498 هزار و 941 فقره از این تعداد به صورت الکترونیکی انجام شده است. وی با بیان اینکه طی ده‌ها سال فعالیت دفاتر اسناد رسمی، اسناد رسمی روی اوراق بهادار تنظیم و به صورت دست‌نویس صادر می‌شد، اظهار کرد: در این شیوه سنتی به دلیل وجود آسیب‌هایی نظیر امکان جعل اسناد، شفاف نبودن عملکرد دفاتر اسناد رسمی، وجود میلیون‌ها مکاتبه کاغذی بین دفاتر اسناد رسمی و سازمان ثبت و همچنین نبود دقت در این مکاتبات و مفاسد ناشی از آن، در اجرای تکالیف قانونی این سازمان و برای اجرای سیاست‌های اتخاذشده از جمله شفاف‌سازی نقل و انتقالات و معاملات رسمی، ایجاد، تسهیل و تسریع در ارایه خدمات ثبتی به ذی نفعان، کاهش مراجعات حضوری و ارتقای سلامت اداری، منجر به استقرار سامانه ثبت الکترونیک اسناد (ثبت آنی) شد.رییس سازمان ثبت اسناد و املاک کشور با بیان اینکه مطالعات، تحلیل و طراحی سامانه الکترونیک اسناد از اسفند ماه 1389 آغاز شد و این سامانه از 26 شهریور 1392 به طور رسمی مورد بهره‌برداری قرار گرفت، ادامه داد: با اجرایی شدن ثبت الکترونیک اسناد، تنظیم و صدور تمامی اسناد رسمی و نیز استعلامات و صدور خلاصه معاملات در دفاتر اسناد رسمی از طریق این سامانه به طور متمرکز انجام گرفت و در مجموع 64 نوع سند رسمی شامل انواع اسناد بیع، صلح، وکالت، رهنی، اجاره، تقسیم‌نامه، اقاله، تعهدنامه، اقرارنامه و سایر انواع اسناد در این سامانه، طراحی و استانداردسازی شده است.
وی اضافه کرد: همچنین خدمات ثبتی فک رهن، فسخ سند، عزل وکیل، استعفای وکیل، اجراییه، اخطاریه، گواهی عدم انجام معامله و قبض سپرده از طریق این سامانه ارایه می‌شود. این سیستم علاوه بر شفاف‌سازی در میلیون‌ها سند رسمی صادره و امکان نظارت و گزارش‌گیری بر خط (آنلاین)، باعث حذف ده‌ها میلیون اوراق بهادار که سالانه مورد استفاده قرار می‌گرفت، شده و انضباط مالی در نقل و انتقالات، ایجاد شفافیت لازم در درآمدهای وصولی این سازمان، تمرکز اطلاعات پرداختی، حذف هزینه‌های ناشی از تردد میلیون‌ها مراجعه حضوری متقاضیان خدمت و کوتاه کردن فرآیندهای ارایه خدمت به مردم را فراهم کرده است.به گفته تویسرکانی، نصب و راه‌اندازی سامانه پرداخت الکترونیک هزینه‌ها (pos) در همه دفاتر اسناد رسمی سراسر کشور و نیز استفاده بر خط (آنلاین) سیستم از بانک هویت سازمان ثبت احوال برای احراز هویت متعاقدان (دو طرف معامله) و ایجاد بانک اشخاص ممنوع‌المعامله همچنین استفاده سیستمی از این بانک از جمله اقدامات در این بخش بوده است.
ویژگی‌های مهم و کارکردی ثبت الکترونیک اسناد
مقام ارشد ثبت اسناد کشور همچنین در خصوص برخی از ویژگی‌های مهم و کارکردی ثبت الکترونیک اسناد بیان کرد: یکپارچگی و تمرکز اطلاعات ورودی مورد نیاز سازمان ثبت اسناد و املاک کشور و دفاتر اسناد رسمی مانند اطلاعات پایه انواع اسناد و سهولت در نسخه‌گذاری سامانه به صورت مرکزی و نیز نبود نیاز به مراجعه به یکایک دفترخانه‌ها، ارتباط برخط (آنلاین) با پایگاه اطلاعات سردفتران به منظور استفاده از اطلاعات به روز سردفتران و وضعیت فعالیت و صلاحیت آنان و ارتباط برخط با پایگاه اطلاعات هویتی اشخاص حقیقی برای کنترل صحت اطلاعات اشخاص سند و نیز در قید حیات یا ممات بودن آنها از جمله ویژگی‌های کارکردی ثبت الکترونیک اسناد به شمار می‌رود.معاون قوه قضاییه با اشاره به ارتباط برخط با پایگاه شناسه ملی اشخاص حقیقی برای کنترل صحت اطلاعات شرکت‌ها، موسسات غیر تجاری و سایر اشخاص حقوقی و پایا یا منحل بودن آنها، ادامه داد: ارتباط برخط پایگاه اطلاعات بخشنامه‌های ثبتی مانند افراد ممنوع المعامله، محجوران و اسناد فاقد اعتبار، استفاده بر خط از مرکز گواهی امضای الکترونیک سازمان ثبت برای تشخیص هویت و اصالت سردفتر امضاکننده سند الکترونیکی و محاسبه اتوماتیک هزینه‌های سند بر اساس تعرفه‌های مصوب و مقررات مرتبط نیز از جمله ویژگی‌های مهم ثبت الکترونیک اسناد محسوب می‌شود.وی همچنین انجام کنترل‌های سیستمی لازم در فرآیند تنظیم اسناد، امکان نظارت بر فعالیت صدور اسناد دفاتر، ارایه آمار و اطلاعات لازم به مراجع ذی‌ربط ، پشتیبانی فنی متمرکز از سامانه، امکان اطلاع‌رسانی از وضعیت صدور سند به صورت پیامک و نیز از طریق پورتال و امکان اصالت‌سنجی اسناد صادره به صورت برخط از طریق پورتال سازمان ثبت اسناد و املاک کشور را از ویژگی‌های مهم و کارکردی ثبت الکترونیک اسناد برشمرد.
دستاوردها و نتایج حاصل از ثبت الکترونیک اسناد
تویسرکانی درباره اهم دستاوردها و نتایج حاصل از ثبت الکترونیک اسناد هم بیان کرد: شفاف‌سازی نقل و انتقالات و معاملات رسمی، ایجاد، تسهیل و تسریع در ارایه خدمات ثبتی به ذی‌نفعان و کاهش مراجعات حضوری، پیشگیری از جعل و تخلفات در خصوص اسناد رسمی و در نتیجه کاهش ورودی پرونده‌های قضایی، ارتقای سلامت اداری در حوزه اسناد رسمی، پیشگیری از بروز اشتباهات در صدور اسناد رسمی، ارتقای نظام حفظ و نگهداری از اسناد رسمی و ارتقای قابلیت اعتماد به اسناد رسمی بخشی از مهمترین دستاوردها و نتایج حاصل از ثبت الکترونیک اسناد است.وی با بیان اینکه جمع کل اسناد تنظیمی در دفاتر اسناد رسمی سازمان ثبت اسناد و املاک کشور در 5 سال گذشته 105 میلیون و 31 هزار و 827 سند بوده است هم اظهار کرد: از این تعداد 18 میلیون و 669 هزار و 188 سند در سال 88، 21 میلیون و 842 هزار و 601 سند در سال 89 و 22 میلیون 461 هزار و 362 سند در سال 90 تنظیم شد.به گفته رییس سازمان ثبت اسناد و املاک کشور، در سال 91 در مجموع 21 میلیون و 442 هزار و 427 سند رسمی تنظیم شد که این تعداد با 4 درصد کاهش به 20 میلیون و 616 هزار و 249 سند تنظیمی در سال 92 رسید.
سهم انواع اسناد تنظیمی در دفاتر اسناد رسمی
تویسرکانی در ادامه این گفت‌وگو در خصوص سهم انواع اسناد تنظیمی در دفاتر اسناد رسمی هم گفت: به طور کلی مجموع اسناد تنظیمی مشتمل بر 12 زیرمجموعه اسناد تنظیمی قطعی منقول قطعی غیرمنقول، با حق استرداد، ذمه، اجاره وکالتنامه، تقسیم‌نامه، صلح‌نامه، اسناد مشارکت مدنی بانک‌ها، اسناد فروش اقساطی بانک‌ها گواهی امضا و متفرقه (و سایر اسناد تنظیمی) را شامل می‌شود.وی اضافه کرد: بر این اساس 5/31 درصد از کل اسناد تنظیمی در دفاتر اسناد رسمی در سال 92 را گواهی امضا تشکیل می‌دهد و وکالتنامه با سهم 31 درصد از کل اسناد تنظیمی، در رتبه بعدی قرار می‌گیرد.وی با بیان اینکه اسناد تنظیمی متفرقه 5/13 درصد از کل اسناد تنظیمی را تشکیل می‌دهند، افزود: این اسناد تنظیمی شامل مواردی از قبیل وصیت‌نامه، اقرارنامه، ضمانت‌نامه، تعهدنامه و هبه‌نامه است. معاون قوه قضاییه با بیان اینکه اسناد بیع منقول 8/11 درصد از سهم کل اسناد تنظیمی را داراست که در مقایسه با سال 91 معادل 8 درصد رشد داشته است، اضافه کرد: اسناد بیع غیرمنقول نیز 1/6 درصد از سهم کل اسناد تنظیمی را به خود اختصاص می‌دهد و باقی موارد اسناد تنظیمی سهم ناچیزی دارد.وی همچنین عنوان کرد: در سال گذشته از مجموع 20 میلیون و 616 هزار و 249 سند تنظیم شده در دفاتر اسناد رسمی، استان تهران با 4 میلیون و 769 هزار و 650 سند (برابر با 23 درصد از کل اسناد تنظیمی) و استان اصفهان با یک میلیون و 450هزار و 951 سند (7 درصد از کل اسناد تنظیمی) بیشترین اسناد را تنظیم کرده‌اند. تویسرکانی اضافه کرد: در سال گذشته همچنین 35درصد از استان‌های ثبتی کشور (11 استان) دارای رشد مثبت بوده است و بقیه استان‌ها یعنی 65 درصد (20 استان) دارای رشد منفی در تعداد اسناد رسمی ثبت‌شده نسبت به سال قبل از آن است.
خراسان جنوبی و آذربایجان غربی دارای بیشترین اسناد تنظیمی
مقام ارشد ثبت اسناد واملاک کشور همچنین بیان کرد: استان‌های خراسانجنوبی و آذربایجانغربی به ترتیب با 4/14 و 3/6 درصد رشد، دارای بیشترین افزایش و استان‌های کهگیلویه و بویراحمد و یزد به ترتیب با 3/25 و 2/22 درصد رشد منفی، دارای بیشترین کاهش در تعداد اسناد تنظیمی انجام‌شده نسبت به سال 91 هستند. همچنین تعداد اسناد تنظیمی در استان تهران در همین مدت 4/6 درصد کاهش یافته‌است.به گفته تویسرکانی، در سال 1392 تعداد دفاتر اسناد رسمی 7 هزار و 108 دفتر بوده و این ارقام بیانگر این است که در این سال تقریبا به ازای هر 10 هزار و 825 نفر، یک دفتر اسناد رسمی وجود داشته است.وی با بیان اینکه بر اساس شاخص در سال 1392 به ازای هر صد هزار نفر جمعیت، 26 هزار و 795 سند تنظیم شده است، عنوان کرد: با در نظر گرفتن حداقل 2 نفر طرفین یک سند تنظیمی به این نتیجه می‌رسیم که به طور متوسط 54 درصد از جمعیت کل کشور از خدمات سازمان ثبت اسناد و املاک کشور در این بخش استفاده کرده‌اند. تویسرکانی گفت: از میان استان‌های کشور بیشترین و کمترین اسناد تنظیمی به ازای هر 100 هزار نفر جمعیت در سال 92 متعلق به استان تهران با 38 هزار و 363 سند و سمنان با 31 هزار و 889 سند (بیشترین) و نیز سیستان و بلوچستان با 10 هزار و 589 و خراسان جنوبی با 17 هزار و 926 (کمترین) است.